я під поділу і працівники, від яких виконавець отримує і яким передає інформацію, її структуру та терміни передачі, хто залучається до виконання тих чи інших документів, з ким вони узгоджуються.
У розділі «Оцінка роботи» перераховуються критерії, що дозволяють оцінити ступінь виконання працівником своїх функцій і обов'язків, використання прав і т. д. Основними критеріями є якість роботи, яке визначається в першу чергу виконанням обов'язків, викладених у посадової інструкції, і своєчасність її виконання.
Посадові інструкції на працівників служби ДОУ розробляє керівник служби, вони узгоджуються з юридичною службою, затверджуються керівником організації. Ознайомлення працівника з його посадовою інструкцією проводиться під розписку. Віза ознайомлення розташовується на останньому аркуші документа, після підпису. Вона складається зі слів «З інструкцією ознайомлений (а)», особистого підпису працівника, ініціалів, прізвища та дати ознайомлення.
Інструкція з діловодства (документаційного забезпечення управління) - правовий акт, що встановлює технологію створення або одержання документів, їх обробки, зберігання та використання в діяльності організації. Інструкція закріплює систему діловодства, встановлену в конкретній організації.
Інструкції складаються з урахуванням специфіки роботи в організації. Основою для їх складання є типові інструкції та діючі державні нормативно-методичні документи.
Структура тексту інструкції не регламентована. Зазвичай інструкції містять загальні положення, тематичні розділи, додатки і складаються з наступних розділів.
ГСДОУ до складу функцій, покладених на службу ДОП, включила розробку впровадження та ведення табеля уніфікований форм документів. Табель є перелік документів, необхідних і достатніх для реалізації управлінської діяльності конкретної управлінської структури. Табель містить характеристику кожного документа, його юридичного статусу та етапів підготовки. У табелі нормативно закріплюються як склад застосовуються в організації документів, так і процедури їх підготовки.
Табель являє собою таблицю, в якій по горизонталі розташовуються назви документів, а кожна вертикальна графа містить ту чи іншу характеристику процедури документування, наприклад вид та код форми документа, найменування законодавчого або нормативного акта, що є підставою для застосування або видання документа, найменування структурного підрозділу, відповідального за підготовку, періодичність складання;
узгодження (внутрішнє та зовнішнє), де вказуються організації, або структурні підрозділи, або посадові особи, що у цьому процесі, підписання (посада особи, що підписує документ);
твердження (посада керівника або найменування органу, який затверджує документ);
проставлення печатки (необхідність посвідчення документа печаткою);
адресат - організація (структурний підрозділ, у який подається документ).
Крім того, в табель можна внести відомості про місце виготовлення тексту документа, його реєстрації, кількість створюваних примірників, тиражі розсилки, місці зберігання першотвору та ін.
Наявність табеля дозволяє службі ДОП проаналізувати всі операції з документами (посади виконавців і керівників, які приймають участь у складанні, підписання, візуванні, затвердженні, періодичність створення документа, характеристика застосовуваних технічних засобів створення, пересилання). Після затвердження керівником організації табель стає засобом нормативного закріплення етапів підготовки документів. Підтримання табеля в робочому стані (ведення) здійснює діловодна служба. Ведення передбачає своєчасне внесення до табель змін до документуванні - впровадження нових форм федеральними органами, скасування раніше діючих, контроль за порядком використання.
Застосування табеля виключає можливість невиправданого створення нових форм; дозволяє встановити єдину класифікацію документів організації відповідно до управлінськими функціями і завданнями і врахувати кількість видів і форм документів, що створюються в організації.
Таким чином, кожен організаційний документ має певне значення при регламентації документаційного забезпечення управління діловодної службою. У цих документах відображені основні моменти роботи з документами, а також визначені функції та обов'язки працівників служби ДОУ по документному обслуговуванню.
1.6 Організація документообігу на підприємстві
документаційного забезпечення управління державний
Успіх управлінської діяльності значною мірою залежить від того, наскільки швидко і якісно відбувається обробка всієї необхідної документації, рух якої ...
