здійснюється за визначеними маршрутами від місця складання мулі надходження в організацію до відправки зацікавленим організаціям або здачі на зберігання в архів. Це рух документів називається документообігом. Він повинен бути організований таким чином, щоб не було затримок і скупчень документів на робочих місцях. З цією метою в організаціях необхідно розробляти маршрути проходження документів і встановлювати конкретні терміни їх знаходження у кожного виконавця, здійснювати контроль за їх проходженням по всіх робочих місцях. Правильна організація роботи з документами залежить від того, наскільки чітко розділені функції та обов'язки між працівниками підприємства. Точне знання своїх обов'язків підвищується відповідальність кожного працівника і виключає дублювання операцій при роботі з документами.
У документаційне забезпечення управління можна виділити три групи документів: вхідні (надходять в організацію), вихідні (відправляються в інші організації), внутрішні (створені в організації і не виходять за її межі).
Вхідні документи піддаються такими операціями:
? сортування і реєстрація отриманих документів;
? розгляд керівництвом і видача резолюції;
? виконання і контроль за виконанням документа відповідальних осіб;
? звіт керівництву про виконану роботу;
? прийняття рішення по виконанню документа;
? підшивка в справу і передача в архів.
Отже, на першому етапі вхідні документи,? тобто вся кореспонденція, що надходить в організацію поштою, телеграфом, факсом або яким-небудь іншим шляхом,? повинні пройти експедиційну обробку. Дана операція включає в себе правильність доставки кореспонденції, її збереження (відсутність пошкоджень в упаковці, повнота надісланих матеріалів тощо). Як правило, розкриваються всі конверти, крім кореспонденції з позначкою «особисто». Конверти знищуються, за винятком тих випадків, коли на них є позначки «конфіденційно» або «терміново», а також, якщо адреса відправника, дати відправлення і надходження проставлені лише на конверті. Експедиційна обробка документів повинна здійснюватися в день отримання кореспонденції.
Потім вхідні документи сортуються на реєстровані і незареєстровані.
Реєстрація документів - запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, отримання або відправлення. Метою реєстрації є забезпечення обліку, контролю за виконанням документів та їх пошуку. Документи реєструються в межах окремих груп залежно від виду документа, кількості документів одного виду, автора, змісту. Наприклад, в окремі масиви при реєстрації в будь-якій організації виділяють накази по особовому складу. Необхідно відзначити, що вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні - в день підписання.
Організація сама визначає перелік нерегістріруемих документів. Як правило, до документів, що не підлягає реєстрації, відносяться вітальні листи, каталоги, друковані видання (брошури, журнали і т.д.), повідомлення про зустрічі тощо.
На реєстрованих документах проставляється реєстраційний штамп, що містить назву організації, дату надходження документа, його номер. Реєстраційні відомості оформляються арабськими цифрами на першому аркуші документа, у правому нижньому куті. Нумерацію листів, телеграм, факсограм ведуть в межах року. Якщо кореспонденція НЕ розкривається, то реєстраційний штамп ставиться на конверті або упаковці. Реєстрація необхідна для обліку, контролю та пошуку документів. Кожен документ повинен реєструватися тільки один раз. Для реєстрації вхідних документів застосовуються журнали або картки. Набагато частіше, особливо в організаціях з невеликим обсягом документообігу, використовують журнали, які можуть вестися протягом декількох років. Реєстрація на картках дозволяє оперативно проводити пошук при великому обсязі документів, проте має істотний недолік - можливість втрати карток. Реєстраційні графи в журналі і картці істотних відмінностей не мають.
Журнали можуть мати такі графи:
? номер (індекс) документа - проставляється номер документа, присвоєний в організації, куди документ надійшов;
? індекс документа - це присвоєння при реєстрації документу порядкового (реєстраційного) номера і необхідних умовних позначень, що дозволяють визначити структурний підрозділ або посадова особа, яка є автором документа, місця його зберігання. Індекси використовуються при пошуку, обліку, систематизації документів. У індексах позначення масиву і порядковий номер відокремлюють один від одного дефісом або похилою рискою. Наприклад, 145/ЛЗ, де 145 - порядковий номер документа в регистрируемом масиві, ЛС - позначення н...
