ексту приєднаних до картки файлів з урахуванням морфології російської мови (збереження пошукових запитів; використання пошукових запитів зі складними логічними умовами);
- підготовка та друк журналів і звітів (формування звітів за результатами пошуку контрольних документів та доручень; можливість використання при формуванні звітів даних про хід виконання кожного доручення; можливість використання діаграм формування наочних звітів; експорт звітів в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer);
- автоматизація процесів списання та зберігання документів в архіві.
Система «ЕВФРАТ-Документообіг» дозволяє повністю відтворити і оптимізувати процеси проходження документів і завдань в організації за рахунок гнучкого механізму проектування маршрутів. Система підтримує технологію workflow і надає наступні можливості:
- створення паралельних і послідовних доручень, подпорученій соисполнителям;
- проектування типових маршрутів руху документів;
- надійність і безпеку при роботі з інформацією забезпечується за рахунок;
- розмежування прав доступу до документів, у тому числі з використанням користувальницьких ролей, що зручно при тимчасовому або постійному заміщенні посад;
- криптографічного шифрування і застосування ЕЦП;
- протоколювання дій користувачів в системі.
Розширені можливості роботи з електронною поштою та Інтернет полегшують діяльність співробітників і забезпечують наступне:
- прийом і реєстрацію листів з електронної пошти в системі «ЕВФРАТ-Документообіг»;
- розсилку документів, листування між користувачами і групами користувачів системи за допомогою вбудованої поштової служби;
- відправку документів по електронній пошті зовнішнім адресатам з використанням адресних книг поштових програм;
- доступ до документів і доручень за допомогою веб-браузера з будь-якої точки світу.
Розвинені засоби адаптації системи «ЕВФРАТ-Документообіг» дозволяють самостійно налаштувати її з урахуванням специфіки організації і здійснити запуск в експлуатацію.
«Дизайнер форм» дозволяє створювати свої власні реєстраційні картки для подальшого використання їх реєстрації та обліку документів в системі;
«Графічний дизайнер маршрутів» дозволяє проектувати типові процеси обробки документів в організації;
«Менеджер журналів і звітів» дозволяє створювати нові шаблони журналів і звітів для здійснення аналізу діяльності організації.
Унікальною особливістю системи «ЕВФРАТ-Документообіг» є входить в комплект поставки вбудована СУБД Ніка, тому система не вимагає додаткових вкладень у придбання ліцензій та підтримку сторонньої бази даних.
«ЕВФРАТ-Документообіг» не вимагає особливих умов встановлення та експлуатації, не потребує придбання та впровадження додаткового програмного забезпечення сторонніх розробників («Генератор звітів», «Модуль морфології» та ін.). Гнучкість і простота настройки дозволяють користувачам за допомогою засобів адаптації та вбудованого інструментарію своєчасно модернізувати систему залежно від змін російського законодавства і ділової практики.
На даний момент, всі вищеперелічені системи є провідними системами автоматизованого документообігу, але фахівцями так і не досягнуто однозначного угоди, що робити зі старими паперовими документами, яким чином організувати використання старих даних, щоб не втратити специфічних властивостей оригінальних документів. За результатами обстеження ДЮСШ, як об'єкта автоматизації отримані наступні висновки. Проблема інформатизації ДЮСШ може бути вирішена шляхом створення автоматизованої інформаційної системи. У якості однієї з її підсистем може виступати система документообігу, що автоматизує основні процеси з підготовки, обробки, зберігання, пошуку та обміну документами, циркулюючими в організації. Як програмна платформа для реалізації розробки автоматизованої системи документообігу ДЮСШ, можна використовувати вищезгадані системи, як найбільш задовольняють вимогам замовника та розробника за своїми функціональними можливостями, але необхідні доопрацювання, пов'язані із забезпеченням високої доступності інформації і підвищенням оперативності.
. 4 Мета і завдання дипломного проектування
Метою дипломного проектування є розробка елементів інформаційної системи автоматизації документообігу в спортивній школі. Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити наступні завдання:
1) провести аналіз методів і засобів побудови інформаційних систем автоматизаці...
