сло співробітників, що виконують операціюЕжемесячное кількість операцій (кількість операцій на день) Сумарні витрати часу до впровадження системи, чол/дніСуммарние витрати часу після впровадження системи, чол/дніОбработка вступників документів (прийом, перевірка цілісності упаковки, правильності адресування, реєстрація) 42,411278 (58) 0, 50,3Обработка відправляються документів (перевірка правильності оформлення документів, наявності додатків, зазначених в основному документі, реєстрація, відправка) 4,82,311095 (50) 0,50,2Обработка внутрішніх документов31,91115 (5) 0,030,019Передача документа на ісполненіе4111278 (58) 0,40,12Контроль виконання документов4,2311500 (68) 0,60,425Контроль виконання заяв граждан4,23,6180 (4) 0,0350,03Снятіе з контроля31,811580 (72) 0,450,27Согласованіе документов183,6120 (1) 0,0370,0075Подготовка типових отчётов83150 (2) 0,020,0125Поіск документа621300 (13) 0,160,05Видача нагадувань про наближення терміну виконання документа3111580 (72) 0,450,15Оформленіе дел4,53150 (2) 0,0180,0125Составленіе річних розділів описів дел6,76150 (2) 0,0270,025Пріём справ в архів з структурного подразделенія19,51011 (0,04) 0 , 00160,0009Ітого93451494273,21,6
Таким чином, різниця в чол./Днями становить 3,2 - 1,6=1,6 чол./днів.
Розрахуємо вартість робочого часу співробітника. Для цього з/п працівника розділимо на кількість робочих днів у місяці. Нехай з/п дорівнює 15000 руб., Тоді
Для розрахунку економії після впровадження СЕД необхідно різницю в чол./Днями помножити на вартість робочого часу співробітника. 1,6чел./Днів * 682 руб. =1091руб. в день. Щомісячна економія складе тисячі дев'яносто одна руб. * 22=24002 руб.
Таким чином, для Удмуртського УФАС Росії доцільно впровадження СЕД. Для забезпечення ефективності роботи необхідно впровадження тільки п'яти модулів. Для кожного співробітника визначається свій склад встановлюваних модулів в залежності від виконуваних ним функцій. При оцінці економічної ефективності від впровадження СЕД було виявлено, що впровадження системи дозволить економити 24000 рублів на місяць, отже, витрати на впровадження СЕД DIRECTUM окупляться за 1,5 року.
ВИСНОВОК
Таким чином, в результаті проведеної роботи можна зробити наступні висновки.
Був проведений аналіз документаційного забезпечення управління в Удмуртської УФАС Росії, в результаті якого було виявлено, що процес діловодства суворо регламентований, але має низький рівень автоматизації. Використовується проста локальна мережа, просте програмне забезпечення, хоча апаратне забезпечення має непогані характеристики. Діловодні роботи гальмуються через відсутність СЕД.
Був складений перелік, що пред'являються основних функціональних і системно-технічних вимог, і обрана система вагових коефіцієнтів для експертної оцінки. Також був проведений пошук СЕД. Для того щоб вибрати найбільш оптимальну систему, був проведений порівняльний аналіз, тобто проводилася експертна оцінка систем за обраною шкалою балів. У результаті оцінки СЕД найбільшу сумарну оцінку набрали DIRECTUM і ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО, так як найбільш задовольняють пропонованим вимогам. Вибір СЕД для впровадження в Удмуртської УФАС Росії на заключному етапі полягав у оцінці витрат, пов'язаних з придбанням. В результаті цієї оцінки меншу суму витрат на придбання необхідно для СЕД DIRECTUM, тому вона була обрана для впровадження.
В останньому розділі була дана характеристика Удмуртського УФАС Росії з впровадженої СЕД DIRECTUM. Для забезпечення ефективності роботи необхідно впровадження тільки п'яти модулів «Управління електронними документами», «Управління діловими процесами», «Канцелярія», «Управління засіданнями і нарадами», «Звернення громадян та організацій»
Для кожного співробітника визначається свій склад встановлюваних модулів в залежності від виконуваних ним функцій. Також була проведена оцінка економічної ефективності від впровадження СЕД, в результаті якої було виявлено, що впровадження системи дозволить економити 24000 рублів на місяць, отже, витрати на впровадження СЕД DIRECTUM окупляться за 1,5 року.
Також впровадження СЕД дозволить забезпечити максимальне використання ПЗ, вже встановленого в Удмуртської УФАС Росії, підвищення виконавської дисципліни, скорочення витрат часу на рутинні операції з документами, мінімізувати втрату документів.
Таким чином, були виконані основні завдання курсової роботи і досягнута поставлена ??мета.
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ
1. ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення".
