и заміні базового програмного продукту (ПП) на нове, як правило, зменшується час використання обчислювальних засобів. Розрахунок економії витрат на оплату машинного часу проводиться за формулою
З мш = Ц мш (Т 1шо - Т 2шо ) А 2о б
В
де C мi - Річна економія витрат на оплату часі роботи i-го ресурсу обчислювального комплексу або комунікаційних засобів, пов'язаних з виконанням функцій досліджуваних ПП, руб.; Ц мi - вартість однієї години роботи i-го ресурсу обчислювального комплексу або комунікаційних засобів стосовно до конкретного контуру і режиму роботи, руб./г.; Т 1ij , Т 2ij - час виконання j- х операцій на i-му ресурсі обчислювального комплексу або комунікаційних засобів у базовому і новому варіантах використання ПП, год; А 2j - кількість j-х операцій, виконуваних за новим варіантом ПП протягом року.
Розрахуємо річну економію витрат на оплату часу роботи автоматизованого робочого місця (АРМ) менеджера в автоматизованій системі документообігу. Вартість однієї години роботи АРМ менеджера 5 рублів; час виконання операцій, пов'язаних з договорами на АРМ менеджера при старому методі роботи та в автоматизованій систему документообігу складають відповідно 6 годин і 2 години; 994 - Кількість операцій, пов'язаних з договорами, які виконуються в автоматизованій системі документообігу протягом року.
Таким чином, річна економія витрат на оплату часу роботи автоматизованого робочого місця (АРМ) менеджера в мережі системи документообігу складе:
C м = 5 В· (6 - 2) В· 994 = 19 880 рублів.
Висновок
Головний висновок, який випливає із змісту роботи, полягає в наступному: сформовані форми і методи роботи з документацією в організаціях у рамках традиційного діловодства та документаційного забезпечення керування не відповідають сучасним умовам. Глобальна інформатизація суспільства, широке поширення нових інформаційних і комунікаційних технологій, поступове впровадження ринкових механізмів і сучасного менеджменту призвели до посилення ролі інформації у соціально-економічних процесах і усвідомлення її як найважливішого стратегічного ресурсу. У зв'язку з тим, що основну частину інформаційного ресурсу складає документація, можна вважати, що на сучасному етапі дозріли необхідні передумови для переходу до концептуально новому способу роботи з документами в організаціях - управління документацією на методології інформаційного менеджменту. Автоматизація систем управління документацією вимагає особливої вЂ‹вЂ‹уваги до наступних моментів:
1. Вивчення інформації як наукової категорії, пізнання законів і закономірностей інформаційних процесів методологічно наближає до розуміння питань управління документацією . У процесі управління інформація перетворюється з окремих відомостей і даних в знання, на основі яких приймається більшість управлінських рішень. Це перетворення здійснюється в результаті складних інформаційних процесів, які включають в себе виробництво, обіг і споживання інформації. p> Інформаційні процеси протікають в інформаційних системах - сукупності взаємопов'язаних елементів, що становлять єдине ціле (організацію). Інформація, інформаційні процеси та інформаційні системи інтегруються в інформаційну інфраструктуру організації, яка забезпечує досягнення управлінських цілей на базі створюваних інформаційних ресурсів. За допомогою документування інформація набуває необхідні властивості й у вигляді документів виконує свою основну роль у процесах управління, передаючи управлінські впливи від об'єкта суб'єкту управління та сигналізуючи про зворотної реакції
Отже, функціонування документа в організації пред'являє до нього особливі вимоги: фіксація інформації на матеріальному носії та наявність ідентифікаційних ознак інформації. Тим самим управлінський документ з документоведческой точки зору відрізняється від понять документа в суміжних дисциплінах, що не пред'являють до нього таких суворих вимог. p> 2. Для управлінського документа істотним є носій інформації . Носії документної інформації змінюються в ході технічного прогресу. З розвитком нових інформаційних технологій з'являються так звані електронні документи, носії інформації яких принципово відрізняються від В«паперовихВ». Людина здатна сприймати електронний документ тільки за допомогою спеціальних технологічних процедур і програмних засобів. Електронні документи мають фізичну і логічну структуру, не збігається з колишніми уявленнями про документ як жорсткою, незмінної конструкції інформації та її носія. p> 3. Існує специфіка електронних документів, особливо в частині юридичної сили, автентичності, способів зберігання, застосування відкритих форматів і стандартів запису для обм...
