, то служба прийому і розміщення стає дуже залежною від правильно функціонуючої комп'ютерної системи.
Підтримання звіту повинна пред'являтися періодично для перевірки гладкою роботи готелю на випадок поломки комп'ютерної системи.
Звіти наприкінці дня розробляються і друкуються комп'ютером зазвичай, принаймні, друкуються два гостьові списку: одна копія для бухгалтера, а інша - для управління готелю. Звіт про статус номерів дозволяє агентам визначити вільні і готові номери.
Розподіл звітів
Нічний аудитор повинен організувати складання звітів в зручному вигляді, їх своєчасну доставку в потрібне місце. Розподіл звітів - це заключний крок у роботі аудиту та є дуже важливим для оперативної роботи готелю. Якщо всі звіти складені точно і достовірно, і доставлені вчасно, то буде зроблено більше правильних оперативних рішень.
2.2 Методи здійснення нічного аудиту
У залежності від технічної оснащеності готелю, аудит може бути автоматизованим, напівавтоматизований або автоматизованим. Цілком автоматизований процес аудиту на Заході називають system update.
Функції нічного аудиту можуть виконуватися вручну, за допомогою механічної та електронної техніки. Розглянемо їх кожен окремо.
Ручний
При неавтоматизированной (ручний) системі аудитор в основному користується наступній документацією:
бухгалтерської книгою;
відомостями обліку готівкових коштів;
добовими і додатковими стенограмами;
підсумковими аудиторськими відомостями.
При ручній системі, нічний аудитор складає добові і додаткові стенограми шляхом перенесення даних з кожного розрахункового листа на відповідну лінію на стенограмі, визначаючи таким чином загальні операції по рахунках за кожен день. Інформацію зі стенограм і відомостей обліку готівкових переносять в підсумкову відомість, яка відображає всі денні операції.
Багато великі готелі покладаються на ручний процес аудиту. Нічний аудит, проведений вручну і напівавтоматичний, дуже виснажливий. З появою безлічі відносно недорогий облікової техніки такі методи аудиту стали неефективними.
Зараз багато хто вважає, що річний аудит - це чудовий засіб для вивчення концепції аудиту.
Напівавтоматичний
Важливим кроком у розвитку облікових операцій в готелях стало впровадження облікових машин. Облікові машини (касові апарати) записують гостьові операції на касових стрічках, і одночасно виконують безліч інших дій, які спрощують роботу бухгалтерів та аудитора.
Раніше облікові машини випускалися електромеханічні, а зараз - електронні.
Форми, використовувані в напівавтоматичного системі, включають дані про готівку - еквівалент відомостей готівки в ручному аудиті, і звіт аудитора, іноді званий Д - Картою.
Повністю автоматизований
Ця форма обліку є найпростішою для виконання. Автоматичні машини можуть бути пов'язані з іншими приладами та обладнанням готелі і використовуватися для швидких і точних автоматичних записів безпосередньо в електронні рахунки.
Ці та багато інших завдання можуть бути виконані набагато швидше, ніж іншим способом. Комп'ютеризовані системи дозволяють аудитору більше часу приділяти перевірці операцій та аналізу роботи готелю. Якщо наприкінці аудиторської перевірки баланс не сходиться, то це означає, що неправильно введена в комп'ютер інформація або є збої в самій комп'ютерній системі.
Комп'ютер, перш ніж засвоїти інформацію, проводить різні перевірки, щоб упевнитися в її правильності. Наприклад, він може виявити записи неправильного розміру, якщо замість ціни 15 руб. записано 1500 руб. Комп'ютер зберігає позначку кожного запису за часом, розкладом, працівникові, номером рахунку, відомству, що є дуже зручним для облікових дій аудитора. Таблиця 3.4 показує сторінку з денного операційного звіту із прибутковості телефонних переговорів.
Перевага комп'ютерних систем полягає ще й у тому, що вони можуть становити і вважати записи набагато швидше, ніж вручну. У разі аудиту, комп'ютер може набагато більше обробляти інформації, виконувати безліч обчислень і підводити миттєво підсумки.
Комп'ютерні системи також дають можливість частого доступу до інформації, що дозволяє керівництву повністю контролювати операції. Звіти про дохід, дані про заповнюваності, прибуття, статусі номерів та ін. Оперативна інформація може бути отримана і відображена у звіті або як частина регулярного...
