равильні рахунки були обрані для запису. Запис правильної суми в неправильні рахунки також приведе до неправильного підсумку. Цей тип помилок буває непоміченим доти, поки не виникають проблеми з рахунками клієнтів.
Перевірка розцінок на номери (місця)
Нічний аудитор може зажадати у служби прийому і розміщення дати звіт по доходу від номерів. Цей звіт показує розцінки за кожен номер і фактичні розцінки, за якими номери здані, що дає можливість мінімізувати доход від номерів. Якщо розцінки і фактичні розцінки не збігаються, то виникає кілька питань, які аудитор повинен вирішити:
Якщо номер зайнятий членом туристської групи або корпоративним клієнтом, що має пільги, чи правильно застосовані знижки до розцінок?
Якщо в номері тільки один гість, а фактичні розцінки рівні приблизно половині, є, чи гість одним із зареєстрованих? Якщо так, то чи зареєструвався другий гість.
Правильне використання інформації про дохід та облік номерів може стати основою для аналізу доходів від номерного фонду, копія цього звіту може бути підготовлена ??для головного менеджера готелю.
Підготовка звіту
Нічний аудитор зазвичай несе відповідальність за підготовку звітів, які показують ефективність діяльності служби прийому і розміщення. Кінцевий детальний і сумарний звіти по підрозділах, балансовий звіт і спеціальні звіти можуть бути підготовлені для огляду керівництвом готелю.
Кінцевий детальний і сумарний звіти по підрозділах підготовляються і зберігаються з первинними документами в бухгалтерії.
Балансовий звіт показує кількість гостей, які підійшли до обмеження кредиту. У комп'ютеризованій системі комп'ютер повинен бути запрограмований так, щоб міг складати такий звіт на вимогу.
Депозитна готівку
Часто нічний аудитор є відповідальним за підготовку готівкового депозиту, як частини процесу аудиту. Так як баланс підрозділів часто включає операції з готівкою, депозит готівки може залежати від вдалого аудиту. Якщо прихід готівки не був покладений на депозит, аудитор порівнює записи готівки отриманні і виплат з фактичною готівкою на руках. Копія звіту може бути включена в конверт депозитної готівки для підтримки будь-якого перебору або недобору.
Гостьовий звіт містить кінцевий звіт балансів усіх зареєстрованих гостей.
Вихідні дані комп'ютера повинні бути записані на магнітних дисках.
Перехресні посилання
Готелі відомі великою кількістю паперової документації за операціями. Операційна документація показує суть і обсяг операцій і є основою для інформації вводиться в систему звітності. Для кожної операції враховується тип операції (готівка, ціна, виплати) та її грошова вартість. Працівники бухгалтерії заносять дані у відповідні документи залежно від отриманої інформації. Для цілей внутрішнього контролю облікова система повинна забезпечувати додаткову, незалежну документацію для перевірки кожної операції. У ручному або напівавтоматичному операції, що підтверджують документи, створені будь-якими методами, служать джерелами перехресних посилань.
Аудитор, отримавши інформацію про зайнятість готельних номерів і маючи дані за їхніми розцінками, порівнює всі зі звітом служби прийому і розміщення.
Точно також з громадського харчування на основі первинних документів або гостьових талонів отриманих у метрдотелів. Касова стрічка або журнал продажів служать підтвердженням для доказу документом.
Основні функції нічного аудитора полягають у тому, щоб проконтролювати, що готель отримала плату за надані блага і послуги клієнтам. Аудитор підтверджує повноту обліку на підставі перехресних посилань, обізнаний про облік на внутрішньовідомчої облікової документації. Аудиторські процеси вважаються закінченими, коли доведена правильність підсумків обліку бухгалтерії і підрозділів готелю. До тих пір поки аудиторські процеси не знаходяться в стані балансу, аудит вважається незавершеним.
У багатьох готелях, особливо західного світу; послуги гостям надаються в кредит. Кредиторами є як самі гості, так і уповноважені особи. Проте, щоб уникнути зайвого ризику готелі часто встановлюють ліміти для такого обслуговування. Аудитор повинен бути обізнаний про ці обмеження. Про всі рахунки перевищили встановлені ліміти аудитор повинен доповісти керівнику готелі для вжиття відповідних заходів.
Підтримка системи
Цей крок застосовується лише до комп'ютерних систем. Оскільки комп'ютер усуває необхідність ведення всіляких облікових документів з бронювання номерів, їх статусу і т.д....
