ми. Основні порушення (зловживання, розкрадання, помилки, невідповідності встановленому порядку) у сфері розрахунків з підзвітними особами може бути класифіковані наступним чином:
· Порушення порядку видачі підзвітних сум.
· Видача коштів особам, не зазначених у списку осіб, яким відповідно до наказу керівника підприємства можуть бути видані гроші на господарсько-операційні витрати.
· Видача грошових сум з каси під звіт особам, які є працівниками підприємства.
· Видача грошей під звіт особам, які не відзвітували за раніше отриманими авансами.
· Невідповідність фактичного витрати підзвітних сум цілям, які вони були видані.
· Списання підзвітних сум за рахунок власних коштів підприємства.
· Порушення під час оформлення відрядних витрат.
· Відсутність наказів (розпоряджень) про повернення працівників у відрядження.
· Відсутність відрядних посвідчень з оцінками на місці перебування у відрядженні.
· Недотримання встановлених норм витрат на відрядження.
· Відсутність аналітичного обліку відрядних витрат (добових) в межах норм і понад норм.
· Порушення порядку оподаткування під час оформлення відрядних витрат.
· Порушення порядку утримання податку на доходи фізичних осіб та нарахування єдиного соціального податку з сум перевищення добових витрат понад встановлені норми.
· Порушення порядку обліку представницьких витрат.
· Порушення порядку ведення синтетичного обліку розрахунків з підзвітними особами.
· Некоректне складання бухгалтерських проводок за операціями розрахунків з підзвітними особами.
· Неправильне виведення залишків на кінець звітного періоду.
· Невідповідність записів в авансових звітах і журналі-ордері № 7 «Розрахунки з підзвітними особами» або інших регістрах.
Для підвищення ефективності бухгалтерського обліку та недопущення в подальшому помилок, що призводять до невірного розрахунку податків і неточності бухгалтерської звітності, необхідно суворе дотримання на підприємстві вимог, що пред'являються до бухгалтерського обліку: законність здійснюваних операцій, достовірність облікових даних, оперативність обліку, повнота і простота обліку, економічність обліку.
А так само для економності робочого часу, з 2013 року ви не зобов'язані застосовувати форму № АТ - 1 при розрахунках з підзвітними. Нарешті можна забути про громіздкому бланку авансового звіту і розробити свій власний. Але винаходити унікальний документ з нуля навряд чи варто. Візьміть стару уніфіковану форму, викиньте з неї все зайве, а корисні графи та рядки додайте. Звичайно, обов'язкові для будь первинки реквізити не чіпайте. Готовий варіант зручного бланка авансового звіту дивіться в ДОДАТКУ №6 і в ДОДАТКУ № 7.Да, і не забудьте нову форму закріпити в обліковій політиці.
Отже, починаємо прибирати з колишньої уніфікованої форми все зайве. Першою в черзі на виліт - таблиця, в якій зазвичай відображали бухгалтерські записи. Навряд чи вона буде вам чимось корисна. Проводки ви побачите і в регістрах бухобліку. Дублювати ж їх у бланку звіту - тільки зайва робота.
З тієї ж причини можете скоротити таблицю і на зворотному боці звіту. А саме видалити стовпець, в якому ви наводили кореспондуючі рахунки.
Ще один елемент старої типової форми, який на практиці вже давно не несе ніякої користі, і тому його можна спокійно викинути, - це розписка. Тобто та частина, яка знаходилася під лінією відрізу.
Взагалі за задумом тих, хто розробляв уніфікований бланк авансового звіту, розписку видають працівникові на підтвердження того, що він відзвітував за виданими сумами і видатках. Але на практиці рідко хто з працівників спеціально зберігає цю відривну частину. Ну а якщо хтось раптом і захоче підстрахуватися і залишити собі якийсь доказ, можете просто видати йому ксерокопію зданого звіту зі штампом «Прийнято» або зі своїм підписом і датою.
Тепер підкажемо, що варто зберегти в старому бланку крім обов'язкових реквізитів. Візьмемо дані про попередній авансі - залишок або перевитрата (1). Погодьтеся, зручно відразу бачити, чи є непогашені зобов'язання між вами і співробітником. Тим більше що не можна видавати нові суми під звіт, поки працівник не відзвітує за раніше отриманими (п. 4.4 Положення, затвердженого Банком Росії від 12 жовтня 2011 № 373-П).
Очевидно, що в бланку все-таки повинні бути графи, де ви відобразіть відомості про раніше видані того ж працівникові сумах...
