і в Положенні ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській. У п. 1 ст. 9 Закону Про бухгалтерський облік і в п. 12 Положення ведення бухгалтерського обліку передбачено, що підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку є первинні облікові документи, які можуть створюватися як на паперових, так і на машиночитаних носіях інформації. В останньому випадку згідно з п. 18 Положення ведення бухгалтерського обліку організація зобов'язана виготовляти власним коштом копії таких документів на паперових носіях для інших учасників господарських операцій, а також на вимогу органів, що здійснюють контроль відповідно до законодавства Російської Федерації, суду та прокуратури. [ 3, с.6]
Записи в первинних документах повинні здійснюватися чорнилом, хімічним олівцем, кульковими ручками, за допомогою друкарських машин, засобів механізації та інших засобів, які забезпечують збереження цих записів протягом часу, встановленого для їх зберігання в архіві. Забороняється використовувати для записів простий олівець, так як такий запис дуже легко може бути знищена або замінена іншою без видимих ??слідів таких дій.
Не прийнято заповнювати документи чорнилом або пастою зеленого або червоного кольору. Таким чином, якщо якась цифра в документі буде проставлена ??червоним чорнилом, то професійний бухгалтер з цього може зробити висновок, що дана сума підлягає вирахуванню із загального підсумку (спосіб червоне сторно ). Скорочення в бухгалтерських документах або неповне зазначення будь-яких реквізитів повинні бути або загальноприйнятими, або зрозумілими, не допускають двоякого тлумачення.
Допустимість того чи іншого скорочення залежить від конкретних умов, але в будь-якому випадку слід подбати, щоб зроблені вами скорочення були зрозумілі не тільки вам. Вдаватися до яких-небудь скорочень, крім загальноприйнятих, слід тільки в тому випадку, якщо вказівку повного найменування неможливо через обмеженість місця у відведеній для цього рядку або графі документа.
Положенням ведення бухгалтерського обліку (п. 15) передбачено, що первинні облікові документи повинні бути складені в момент здійснення операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після закінчення операції. Ця вимога пов'язана з тим, що основним призначенням первинних облікових документів є фіксація факту вчинення хозяйственной операції. [3
Згідно з п. 13 Положення ведення бухгалтерського обліку первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих (типових) форм первинної облікової документації, а документи, форма яких не передбачена в цих альбомах, затверджувані організацією, повинні містити встановлені цим положенням обов'язкові реквізити.
Відповідно до п. 2 ст. 9 Закону Про бухгалтерський облік первинні облікові документи повинні містити такі обов'язкові реквізити:
· найменування документа (форми);
· код форми;
· дату складання;
· зміст господарської операції;
· вимірювачі господарської операції (у натуральному і грошовому вираженні);
· найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
· особисті підписи зазначених вище посадових осіб. [3, с.12]
У п. 13 Положення ведення бухгалтерського обліку до обов'язкових реквізитів первинних облікових документів поряд з перерахованими віднесено також:
· найменування організації, від імені якої складено документ;
· розшифровки підписів посадових осіб, які підписали цей документ.
Відсутність у первинному обліковому документі будь-якого з обов'язкових реквізитів є порушенням правил ведення бухгалтерського обліку і може стати причиною застосування до підприємства фінансових санкцій, оскільки неналежним чином оформлені документи не є підтвердженням факту здійснення господарської операції, і , отже, можливо твердження, що та чи інша господарська операція фактично не здійснювалася. Таким чином, наприклад, у разі відсутності документів, що підтверджують факт використання тих чи інших ресурсів у процесі виробництва, при документальній перевірці працівники податкових органів можуть визнати неправомірним списання витрат на собівартість. [28]
Положенням ведення бухгалтерського обліку (п. 13) підприємствам надано право крім зазначених вище обов'язкових реквізитів включати в первинні облікові документи додаткові реквізити, що враховують характер операції, вимоги чинних нормативних актів, а також специфіку виробничого процесу і технології оброблення облікової інформації на конкретному підприємстві. ...
