ану господарської діяльності фірми від деяких встановлених стандартів (наприклад, від її запланованого стану). При використанні на фірмі принципів керування по відхиленнях до звітів висуваються такі вимоги:
звіт повинен створюватися тільки тоді, коли відхилення відбулося;
відомості у звіті повинні бути відсортовані за значенням критичного для даного відхилення показника;
усі відхилення бажано показати разом, щоб спеціаліст міг уловити існуючий між ними зв'язок;
у звіті необхідно показати кількісне відхилення від норми.
Основні компоненти
Вхідна інформація надходить із систем операційного рівня. Вихідна інформація формується у вигляді управлінських звітів у в зручному для ухвалення рішення вигляді. p align="justify"> Зміст бази даних за допомогою відповідного програмного забезпечення перетворюється в періодичні і спеціальні звіти, що надходять до спеціалістів, які беруть участь у прийнятті рішень в організації. База даних, що використовується для одержання зазначеної інформації, повинна складатися з двох елементів:
даних, що накопичуються на основі оцінки операцій, проведених фірмою;
планів, стандартів, бюджетів та інших нормативних документів, що визначають планований стан об'єкта керування (підрозділи фірми).
4.3 Інформаційна технологія промисловості
Характеристика і призначення
Історично автоматизація почалася на виробництві та потім поширилася на офіс, маючи спочатку метою лише автоматизацію рутинної секретарської робіт. У міру розвитку засобів комунікацій автоматизація офісних технологій зацікавила фахівців і управлінців, які побачили в ній можливість підвищити продуктивність своєї праці .
Автоматизація офісу (рис.3.14) покликана не замінити існуючу традиційну систему комунікації персоналу (з її нарадами, телефонними дзвінками та наказами), лише доповнити її. Використовуючись спільно, обидві ці системи забезпечать раціональну автоматизацію управлінської праці і найкраще забезпечення управлінців інформацією. br/>В
Автоматизований офіс привабливий для менеджерів усіх рівнів управління у фірмі не тільки тому, що підтримує внутрішньофірмову зв'язок персоналу, також тому, що представляє їм нові засоби комунікації із зовнішнім оточенням.
Інформаційна технологія автоматизованого офісу - організація та підтримка комунікаційних процесів як усередині організації, так і з зовнішнім середовищем на базі комп'ютерних мереж та інших сучасних засобів передачі та роботи з інформацією.
Офісні автоматизовані технології використовуються управлінцями, спеціалістами, секретарями і конторськими службовцями, особливо вони привабливі для групового вирішення проблем. Вони дозволяють підвищити продуктивність праці секретарів і конторських працівників і дають їм можливість справлятися зі зростаючим обсягом робіт. Однак ця перевага є другорядним у порівнянні з можливістю використання автоматизації офісу в якості інструменту для вирішення проблем. Поліпшення прийнятих менеджерами рішень в результаті їх більш досконалої комунікації здатне забезпечити економічне зростання фірми. p align="justify"> В даний час відомо кілька десятків програмних продуктів для комп'ютерів і некомп'ютерних технічних засобів, що забезпечують технологію автоматизації офісу; текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, електронний календар, аудіопочта, комп'ютерні та телеконференції, відеотекст, зберігання зображень , а також спеціалізовані програми управлінської діяльності; ведення документів, контролю за виконанням наказів і т.д.
Також широко використовуються некомп'ютерні засоби: аудіо-та відеоконференції, факсимільний зв'язок, ксерокс та інші засоби оргтехніки.
Основні компоненти
База даних. Обов'язковим компонентом будь-якої технології є база даних. В автоматизованому офісі база даних концентрує в собі дані про виробничу системі фірми також, як в технології обробки даних на операційному рівні. Інформація в базу даних може надійти із зовнішнього оточення фірми. Фахівці повинні володіти основними технологічними операціями по роботі в середовищі баз даних.
Приклад 3.27. У базі даних збираються відомості про щоденні продажі, передані торговими агентами фірми на головний комп'ютер, або відомості про щотижневі поставки сировини.
