ся кореспонденція, что Надходить до ГоловКРУ поштою, факсом, електронною поштою, кур'єром ТОЩО, пріймається централізовано ПРОТЯГ РОБОЧЕГО дня Відділом організації документообігу (далі - канцелярія), Який Створений у складі Департаменту Адміністративно-господарському забезпечення, працівники Якого перевіряють правільність адреси доставленої кореспонденції, цілісність пакета и в разі необхідності розпісуються за ее одержании, зазначаючі дату і Час одержании.
У канцелярії розкріваються ВСІ конверти, за вінятком тихий, что мают напис В«особистоВ» або адресовані Громадським організаціям ДКРС, Які передаються за призначеня.
Неправильно оформлені (Не підпісані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не було за адресою документи повертаються відправніку або пересілаються за належністю.
Вся кореспонденція, что надійшла до ГоловКРУ, підлягає обов'язковому попередня РОЗГЛЯДУ, Який здійснюється керівніком канцелярії або іншою віділеною для цього особою. Такий Розгляд здійснюється з метою визначення необхідності їх реєстрацій, а такоже розподілу їх на Ті, що потребуються обов'язкового РОЗГЛЯДУ керівніцтвом ГоловКРУ, и Ті, що передаються безпосередно у структурні підрозділі. Попередній Розгляд документів винен здійснюватіся у день їх одержании або у перший робочий день при надходженні документів у неробочий час. Доручення Вищих органів, телеграм и телефонограмі розглядаються негайно. p> Для забезпечення учета документів, контролю Виконання и оперативного Використання наявної ІНФОРМАЦІЇ документи после попередня РОЗГЛЯДУ реєструються. Реєстрація здійснюється централізовано у Журналі реєстрації вхідної кореспонденції. Так, у ГоловКРУ реєстрація вхідніх документів здійснюється перелогових від їх змісту, найменування, виду, кореспондента по Кожній з таких реєстраційніх груп кореспонденції: Верховна Рада України; Адміністрація Президента України; Кабінет Міністрів України; Міністерство Фінансів України; обласні контрольно - ревізійні управління та громадяни; правоохоронні органі; міністерства, відомства, встанови, ПІДПРИЄМСТВА, організації. За Кожній реєстраційній групі вхідної кореспонденції ведеться окремо журнал реєстрації.
На Розгляд Голови ГоловКРУ передається вхідна кореспонденція, яка адресована безпосередно Йому або ДКРС. У разі перебування Голови ГоловКРУ у відрядженні або відпустці документи Розглядає Перший заступник начальника ДКРС або особа, яка Виконує его обов'язки.
На Розгляд Заступник Голови ГоловКРУ та начальників структурних Підрозділів передається вхідна кореспонденція, что їм адресована. Наслідки РОЗГЛЯДУ вхідної кореспонденції керівніцтвом ДКРС фіксуються у резолюціях, в якіх зазначаються Виконавці та рядки Виконання документів.
вхідна кореспонденція, яка адресована, або спрямована на Виконання структурним підрозділам, передається працівніком канцелярії безпосередно Керівнику або діловоду структурного Підрозділу (посада у ГоловКРУ - спеціаліст 1 категорії) под розпіску у Журналі реєстрації вхідної кореспонденції. Вхідна кореспонденція, одержані структурним Підрозділом, винна буті Розглянуто и доведена до безпосередніх Виконавців у день ее надходження. Керівник структурного Підрозділу візначає безпосередно Виконавця документа и при необхідності деталізує порядок его Виконання, что фіксується на первом Аркуші документа.
После залишкового Вирішення всех харчування, порушеннях у документі, виконавець зобов'язаний сделать на нижньому полі Першого аркуша документа запис про Наслідки РОЗГЛЯДУ, Зазначити номер и дату документа - ВІДПОВІДІ або Іншого документа, что стверджує его Виконання, вказаті номер справи, де будут підшіті ВСІ матеріали, та поставіті свой підпис и дату.
Наслідки РОЗГЛЯДУ документа діловод переносити до журналу учета вхідної кореспонденції и контрольно - облікової картки, яка после Підписання керівніком структурного Підрозділу передається до діловодної служби у день Виконання документа.
РЕЄСТРАЦІЯ віхідної кореспонденції здійснюється діловодамі департаментів ГоловКРУ у Журналі вихідних документів. Оформлення віхідної кореспонденції здійснюють Виконавці та передаються ее діловоду на реєстрацію. Діловод во время приймання віхідного документа перевіряє повнотіла зазначення адреси кореспондента, наявність усіх необхідніх підписів на документі та додатках до нього, наявність на документі відміток про Додатки та правільність оформлення и размещения усіх реквізітів. После реєстрації Вихідна кореспонденція передається до канцелярії на відправлення. На орігіналах документів, Які підлягають поверненості до ГоловКРУ, на верхньому полі Першої сторінки Виконавці документів при їх реєстрації проставляють штамп В«Підлягає ПоверненняВ». Документи, что одночасно надсілаються одному и тому ж адресату, вкладаються в один конверт, на якому проставляються Реєстраційні НОМЕРИ всех документів, что містяться в ньом. Вихідна кореспонденція перелогових від ее важлівості відправляється: цінними, Рекоменд...
