ять етапів. [17]
Етап I. Оптимізація бухобліку
Як вже зазначалося, автоматизація має сенс лише тоді, коли вона щось поліпшує в бухгалтерії, тому починати треба з виявлення того, як і що можна поліпшити. Справа в тому, що всі гарні сучасні програми з автоматизації бухобліку - дуже гнучкі системи, вони дозволяють настроювати на потреби конкретного підприємства буквально всі, починаючи від плану рахунків і кінчаючи формами звітності до податкової інспекції. [17]
Етап II. Вибір масштабів автоматизації
Під вибором масштабів автоматизації розуміється те, в якому обсязі буде автоматизуватися бухгалтерія і в якому порядку будуть переведені на комп'ютер розділи бухобліку. Тому для великої організації, з урахуванням її особливостей варто вирішити:
Які розділи автоматизувати, а які - ні.
У якому порядку автоматизувати розділи.
При виборі масштабів автоматизації є ще один аспект. Він полягає в тому, що інформація, одержувана з бухобліку потрібно і в інших структурних підрозділах підприємства, наприклад у відділі збуту - інформація про стан розрахунків з покупцями і відвантаженню продукції. Добре автоматизований бухоблік може дати всю цю інформацію з урахуванням усіх специфічних вимог, значить потрібно визначити весь обсяг інформації, необхідний для внутрішнього користування в організації і зробити настроювання програми так, щоб ця інформація видавалася, для цього виробляється нарада з зацікавленими службами підприємства і керівництвом і визначається що конкретно й у якому вигляді їм потрібно.
Коли бухоблік ведеться колективом бухгалтерів, то, очевидно, що програма з автоматизації бухобліку буде працювати в мережі, де кілька бухгалтерів працюють кожний не своєму комп'ютері. [17]
Етап III. Постановка завдання
Коли визначено, що буде змінюватися в бухобліку (Етап I) і які розділи в якому порядку будуть автоматизуватися (Етап II), варто чітко визначити, що автоматизований бухоблік даватиме на виході. На виході бухоблік дає:
первинні документи;
облікові регістри для бухгалтерії;
регістри та інформацію для внутрішніх потреб підприємства (див. попередній етап);
бухгалтерську звітність і розрахунки по податках та інших платежах.
Постановка завдання полягає в тому, що в письмовому вигляді фіксується конкретний перелік усіх документів і регістрів, необхідних на підприємстві, які повинен видавати автоматизований бухоблік, і вимоги до них, такі як інформація, що міститься в облікових регістрах, та первинної документації, автоматизоване заповнення первинної документації та звітів та інше з урахуванням особливостей господарської діяльності. [17]
