align="justify"> Зручним засобом роботи з інформацією, що має простий доступ до Інтернет є настільний інформаційний менеджер Microsoft Outlook. Це програмне засіб допомагає працювати з повідомленнями, контактними особами, переглядати спільні документи, а також дозволяє планувати зустрічі, поїздки та організувати виконання завдань, відстежувати діяльність свою і співробітників. Основна панель Outlook містить такі розділи: Вхідні, Календар, Контакти, Завдання, Щоденник, Нотатки та ін
Вхідні - підтримує кілька систем електронної пошти (у тому числі Internet Mail, Microsoft Травень, Exchange Server і Microsoft Network), дає можливість посилати і отримувати повідомлення, запрошення на збори і отримувати запити на виконання завдань.
Календар - контролює розклад і планує зустрічі з іншими людьми. Ви можете переглянути звіти, огляди за день, тиждень, місяць. Крім того, нова функція (Автодата) дозволяє вводити дату на мовою (наприклад, в наступну середу) і отримувати її перетворення - 7 липня 1999 Outlook може нагадати про майбутній зустрічі звуковим сигналом. При організації зборів, наради "Планувальник зборів" вибере найбільш зручний для всіх час і поінформує у потрібний момент про цей захід. p align="justify"> Контакти - зберігає і постійно оновлює відомості про ділових контактах. Ця папка є потужною базою даних контактів. Ці відомості можна знаходити і сортувати будь-яким способом. Можна відразу перейти на сторінку Web будь-якого партнера, можна зв'язатися з адресатом по модему, послати електронну пошту. p align="justify"> Завдання - містить список справ, які необхідно виконати. Їх можна розставляти по пріоритетах і доручати іншим виконавцям. Тут можна не тільки сформулювати завдання, а й послати вказівку електронною поштою виконавцю. При прийомі такого доручення папка "Завдання" кожного виконавця оновлюється автоматично. p align="justify"> Щоденник - веде облік важливих подій, дій і контролює їх виконання. Колонка часу показує, коли виконувалося конкретне дію. Можна задати, щоб Щоденник показував, коли проводилася робота з документами і як довго. Ця функція незамінна для контролю виконання документів. p align="justify"> Нотатки - електронний замінник блокнота з відривними листками, куди заносяться оперативні питання, цінні думки, нагадування, вказівки і багато іншого [13].
Діяльність секретарів часто пов'язана із застосуванням персональних комп'ютерів. На допомогу їм сьогодні приходять сучасні комп'ютерні технології, що дозволяють зберігати і забезпечувати швидкий доступ до інформації, організовувати робочий час за допомогою спеціальних програм-органайзерів, забезпечувати доступ в Інтернет і т.д. Здавалося б, не так давно секретарі стали використовувати настільні персональні комп'ютери у своїй професійній діяльності. Сьогодні ж їм на ринку комп'ютерної техніки пропонується новий вид комп'ютерів - кишенькові персональні комп'ютер...
