и так, щоб у рамках бізнес-процесів все інформаційні потоки були по можливості документовані. p> 5. Стандартизація форм збору та передачі інформації. Підвищити ефективність бізнес-процесів дозволяє метод стандартизації форм збору та передачі інформації. У багатьох компаніях відсутні типові форми документів, а це ускладнює їх обробку.
6. Організація точок контролю. Точка контролю - ця робота, метою якої є контроль відповідності результатів певної технологічної операції в бізнес-процесі сформульованим вимогам до її результату. У разі виявлення невідповідності організується зворотній зв'язок, в рамках якої результат повинен бути скоректований. Існує два типи точок контролю: впроваджені в бізнес-процес і "спостерігають" за процесом.
3.2 Оптимізація бізнес-процесів меблевого цеху.
Однією з цілей створюваної інформаційної системи було створення електронного каталогу моделей м'яких меблів, виробленої в цеху, а також зв'язок цього каталог з прайс-листом. Те, що наш меблевий цех працює тільки зі стандартним набором м'яких меблів (не створює меблі на замовлення), значно полегшує завдання. Велика частина навантаження з підготовки електронного каталогу звичайно ж лягає на дизайнера-технолога. Він повинен підготувати технологічну документацію і відомість комплектації на кожну модель меблів, що виготовлено в цеху. Тоді після занесення цієї документації в каталог, можна відразу буде отримати вартісної розрахунок, і весь комплект креслень і специфікацій для виготовлення конкретної моделі меблів. А це значно зменшить час над підготовкою передачі замовлення у виробництво. Оптимізацію бізнес-процесів будемо проводити з припущенням, що такий електронний каталог м'якої меблі вже створений. p> Бізнес-процес В«Оформлення замовленняВ».
Від якості роботи продавця і правильної приймання заказу залежить багато. У першу чергу, - Чи буде задоволений замовник і чи прийде він в наш магазин знову. Тому дуже важливо попередньо підготувати і добре оснастити його робоче місце.
При правильній підготовку робочого місця продавця продати покупцеві можна лише те, що реально можна зробити. Для цього продавця необхідно забезпечити електронним каталогом з асортиментом меблів, інформацією про стан складу матеріалів (Наприклад, яку обробку можна сьогодні пропонувати замовнику), прайс-листами, а також засобами для розрахунку і оформлення замовлення. Дуже важливим моментом є навчання продавців користуватися створеним електронним каталогом. p> Продавець допомагає замовнику вибрати модель меблів за допомогою електронного каталогу. Причому вже при виборі моделі продавець (орієнтуючись за інформацією про стан складу матеріалів) може повідомити клієнта, чи надійде замовлення відразу у виробництво або ж знадобитися деякий час на закупівлю відсутніх матеріалів. Інформація про обраної замовником моделі заноситься в базу даних В«ЗамовленняВ». При цьому автоматично розраховується вартість замовлення. У реєстраційній картці замовлення так само враховуються сервісні (адреса доставки та телефони клієнта) і додаткові параметри (розмір передоплати). Обумовивши умови оплати та доставки, продавець друкує автоматично підготовлені необхідні документи (договір і рахунок на оплату замовлення).
І хоча в даному бізнес-процесі у нас стало на одну технологічну операцію більше, але це з лишком окупається зручністю для клієнтів.
В
Малюнок 3.1 Бізнес-процес В«Оформлення замовленняВ»
При оптимізації даного бізнес-процесу ми використовували два методи - метод зменшення входів і виходів бізнес-процесу і метод мінімізації усної інформації. Застосування автоматизованих засобів реєстрації замовлення дозволяє збільшити швидкість виконання операцій бізнес-процесу.
Бізнес-процес В«Виконання замовленняВ» .
При формуванні замовлення на попередньому кроці у нас автоматично сформувалася вся необхідна документація для передачі замовлення у виробництво, накладна на отримання необхідних матеріалів зі складу і, за необхідності, відомість на закупівлю відсутніх матеріалів. Це дозволило нам видалити що стали непотрібним допоміжні бізнес-процеси В«Технологічна опрацювання замовленняВ» та В«Видача матеріалів зі складу В»(см.ріс.3.2). Подібний підхід дозволяє практично повністю виключити суб'єктивні помилки і значно скоротити час виконання замовлення.
Ще один крок по оптимізації даного бізнес-процесу - ми можемо застосувати тут метод паралельного виконання робіт. Розподіл праці в майстерні дозволить збільшити продуктивність праці і скоротити час виконання замовлення. Нагадаємо, що всі роботи з виготовлення замовлення виконуються одним майстром поетапно. Ми вважаємо, що дуже рідко можна зустріти універсального фахівця, який грамотно і без помилок зможе зібрати з нуля модель м'яких меблів. Тому пропонуємо кожен етап з виробництва м'яких меблів закріпити за конкретним майстр...
