ють із зазначенням його фактичної посади і прізвища, наприклад:
В.о. директора інституту особистий підпис А.К. Аверкін
У зв'язку із застосуванням сучасних засобів передачі інформації може застосовуватися електронний цифровий підпис. Особливості її застосування також регламентуються чинним законодавством, зокрема Федеральним законом «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації».
Гриф узгодження документа (реквізит 23).
Узгодження - це попередній розгляд проекту підготовленого документа. Узгодження проводиться з метою перевірки відповідності змісту тексту чинному законодавству, нормативним актам даної відросли діяльності, перевірки правильності оформлення документа, оцінки якості вирішення поставлених у ньому питань.
Кожне із зазначених напрямків перевіряють (або оцінюють) відповідні організації або посадові особи залежно від їх компетенції. Так, узгодження документа з юридичною службою (юристом) організації має на меті перевірку відповідності чинному законодавству та нормативним актам, узгодження зі службою документаційного забезпечення - перевірку правильності оформлення документа. Якщо в проекті документа порушені грошово-фінансові питання, то проект повинен бути погоджений або з вищою організацією, або з фінансовим підрозділом і т.д. Крім того, проект документа повинен бути узгоджений з тими органами, посадовими особами, яким належить виконання зазначених в проекті документа питань.
Як вже було зазначено, узгодження документа може бути з іншими організаціями (зовнішнє узгодження), а також з посадовими особами, які очолюють служби та підрозділи всередині організации (внутрішнє погодження). Для зовнішнього узгодження застосовується гриф погодження документа, для внутрішнього - віза узгодження документа.
Зовнішнє узгодження може проводитися двома способами:
узгодження з конкретною посадовою особою;
узгодження, здійснюване за допомогою іншого документа (листи, протоколу та ін.).
До складу грифа узгодження в першому випадку входять:
слова ПОГОДЖЕНО, надруковане великими літерами, без лапок;
посади особи, з яким погоджено документ (включаючи найменування організації);
особистого підпису;
розшифровки підпису (ініціалів, прізвища);
дати погодження.
Гриф погодження розміщують нижче підпису від лівого поля (нульове положення табулятора). Якщо два грифа погодження, то другий гриф оформляється праворуч від першого, але від 5-го положення табулятора. У разі необхідності оформлення більшої кількості грифів узгодження доцільно складати окремий лист погодження, на якому повинно бути вказано, що це лист погодження, приведено найменування виду документа, даний його заголовок. Грифи узгодження на такому листі розташовують у два ряди.
Візи узгодження документа (реквізит 24).
Узгодження документа оформляють візою узгодження документа (далі - віза), що включають в себе підпис і посаду візує документа, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) і дату підписання. Наприклад:
Керівник юридичного відділу
Особистий підпис А.С. Орлов
Дата
При наявності зауважень до документа візу оформлюють таким чином:
Зауваження додаються
Керівник юридичного відділу
Особистий підпис А.С. Орлов
Дата
Зауваження викладають на окремому аркуші, підписують і докладають до документа.
Для документа, оригінал якого залишається в організації, візи проставляють в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу документа.
Для документа, оригінал якого відправляють з організації, візи проставляють в нижній частині лицьового боку копії відправляється документа.
Можливо оформлення віз документа на окремому аркуші узгодження.
Допускається, на розсуд організації, полистного візування документа і його додатки.
Проекти підготовлених документів перед підписанням у ряді випадків узгоджуються із зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами.
Це робиться для перевірки доцільним і нормативним актам, є, по суті, оцінкою проекту.
Узгодження проводитися всередині установи і поза ним.
Зовнішнє узгодження залежно від змісту документа може проводитися з підлеглими і непідлеглими органами, якщо зміст документа зачіпає їх...
