ні інтереси, з науково-дослідними організаціями, громадськими організаціями, органами державного і відомчого контролю, вищестоящими органами.
Зовнішнє узгодження документа може бути оформлено протоколом узгодження або обговорення проекту документа, довідкою, але найчастіше грифом узгодження документа.
У разі незгоди з документом, наявності зауважень і доповнень до проекту вони викладають на окремому аркуші. У цьому випадку віза оформляється так:
Зауваження додаються.
Особистий Розшифрування
підпис підпису
Дата
Місце візи - нижче підпису або на лівому полі документа на останньому аркуші того примірника, який буде залишений в установі. Для внутрішніх документів це перший екземпляр, для відправляються з установи - другий.
Проекти розпорядчих документів: наказів, вказівок, постанов колегіальних органів, якщо передбачається їх тиражування, зазвичай візуються на зворотному боці останнього аркуша першого примірника документа.
В установі повинен бути перелік найважливіших документів із зазначенням осіб, візи яких необхідно при їх оформленні. Такий перелік доцільно дати в додатку до інструкції з діловодства.
За наявності комп'ютерної мережі узгодження тексту документа можна провести одночасно з декількома спеціальними безего роздруківка на папері.
Відбиток печатки (реквізит 25).
Для засвідчення справжності на підпис відповідальної особи проставляється печатка. В установах, як правило, друку бувають двох видів: один гербова печатка (або прирівняна до неї в комерційних організаціях) і кілька простих. Гербова печатка кругла, в центрі дається зображення Герба, а по колу вказується повна назва установи. Вимоги до друку акціонерних товариств в описі в п.6ст.2 Федерального закону «Про акціонерні товариства»: «Суспільство повинно мати круглу печатку, що містить його повне фірмове найменування російською мовою і вказівка ??на місце його знаходження. У пресі може бути також зазначено фірмове найменування товариства на будь-якій іноземній мовою або мовою народів Російської Федерації ». Гербова печатка або прирівняна до неї в державних установах проставляється на оригіналах документів, що вимагають особливого посвідчення: договорах, документах, пов'язаних з отриманням грошей і матеріальних цінностей (довіреності, чеки, банківські доручення тощо), що засвідчують особу, трудовий стаж, кваліфікацію (паспорт, трудова книжка, диплом і т.д.).
Відбиток печатки засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами, а також на інших документах, що передбачають завірення справжньої підписи.
Відмітка про завірення копії (реквізит 26).
Копії документів часто використовуються в управлінській діяльності. Як правило, підписується перший примірник документа, а інші не мають особистого підпису в реквізиті «Підпис». Копії, необхідні для ознайомлення з документом в інших структурних підрозділах організації, підлеглих організацією, копії вихідних документів (службових листів, наприклад) повинні залишитися у справі організації; копії можуть видаватися на руки громадянам для захисту своїх прав та інтересів (наприклад, копія наказу про звільнення). Навіть у тому разі, якщо копія зроблена шляхом факсимільного копіювання, повинно бути завірення її відповідності оригіналу. Певні види документів мають право завіряти тільки нотаріус. Але ті копії організаційно-розпорядчих документів, які створюють організації, повинні бути завірені шляхом проставлення нижче реквізиту «Підпис»:
завершительную напис «Мабуть» (без лапок) від нульового положення табулятора;
найменування посади особи, що завірила копію, особистий підпис, розшифрування підпису (ініціали, прізвище). Ці відомості вказують на наступному рядку під словом «Мабуть» також від нульового положення табулятора;
дату засвідчення, проставляється під найменуванням посади.
Наприклад:
Вірно
Інспектор служби кадрів Особистий підпис Т.С. Левченко
Дата
Допускається копія документа завіряти печаткою, яка визначається за рішенням організації. Так, наприклад, якщо копія пересилається в підвідомчі організації, вона завіряється простий (канцелярської печаткою); якщо видається на руки громадянину для захисту його інтересів у суді - завіряється гербовою печаткою.
Порядок видачі копій і правила їх оформлення в організації повинні бути обумовлені в інструкції з діловодства організації.
