ріна С.В. здійснює вантажоперевезення продуктів, а також доставку в ремонт холодильних установок. При цьому в організації на кожну його відрядження оформляється наказ (форма № Т - 9), посвідчення про відрядження (форма № Т - 10) в якому він повинен відзначитися, коли і звідки він вибув і прибув. При цьому збирає первинну документацію (чеки, квитанції, накладні і т.д.). По приїзду з відрядження Тетеріна С.В. у триденний строк повинен здати первинну документацію, відзвітувати про підзвітною сумою і оформити авансовий звіт (форма № КО - 1). Судячи з первинної документації Тетеріна С.В. за 2013 порушень і прострочень не спостерігалося.
Також досліджуємо приклад підзвітної особи на господарські потреби. Галкін Н.М. займає посаду механіка в ТОВ «Каравела-Вельск», як вище було згадано в організації є свій автопарк. Отже йому дуже часто видають гроші підзвіт на різні загальногосподарські потреби. На нього також оформляються всі підзвітні документи: наказ, авансовий звіт і первинну він також здає. На Галкіна Н.М.не оформляється тільки посвідчення про відрядження, потому що він не виїжджає з міста. Галкін Н.М. всі потрібні придбання на підзвітну суму здійснює в місті Вельську. У його звітної документації також не виявлено ні яких порушень і прострочень.
Кореспонденція рахунків з обліку витрат на відрядження представлена ??в табл. 5.
Таблиця 5 - Проведення, що відображають операції обліку відрядних витрат у ТОВ «Каравела-Вельск»
Зміст операцііКорреспонденція счетовДтКтЗакуплени відрядженим особою товари, матеріали: рахунок-фактура відсутній рахунок-фактура прісутствует10 10,1971 71Оплачени роботи, послуги на відрядження: списані добові в межах норм списані добові понад норм оплата за наймання житла по документам44 20,26,44 20,26,44,19 91/2 20,26,4471 71 71 71 71Пріняти до відшкодування суми: сплаченого ПДВ по відрядженнях виділеного розрахунковим путем6819Командіровочние витрати сплачені покупцем чи фізичним ліцом62,7671
Видаючи гроші під звіт на господарські витрати, бухгалтерія ТОВ «Каравела-Вельск» дотримуються вимоги, встановлені Порядком ведення касових операцій.
Так, пункт 11 Порядку забороняє:
видавати підзвітні суми працівнику, які не отчитавшемуся за раніше отриманими грошей;
передавати підзвітні суми від одного працівника іншому.
при видачі працівнику з каси гроші під звіт, роблять проводку за дебетом рахунка 71:
Дебет 71 Кредит 50 - виплачена працівнику з каси підзвітна сума.
Яких-небудь обмежень на суми, видані працівникам під звіт, законодавство не встановлює.
А також строго слід наказом №1145 від 16.01.2011г. «Про перелік співробітників підприємства, які мають право отримувати грошові кошти підзвіт».
Однак, оплачуючи витрати, підзвітна особа діє від імені організації. Отже, працівник, який отримав гроші під звіт, повинен дотримуватися граничний розмір розрахунків готівкою (100000 руб. По одній угоді). Якщо працівник порушить встановлений ліміт розрахунків, організація може бути оштрафована. Згідно ст. 15.1 КоАП РФ, в даному випадку сума штрафу складе від 40000 до 50000 рублів. За це ж порушення на керівника організації може бути накладено штраф від 4000 до 5000 рублів.
Списання витрачених підзвітних сум відображають за кредитом рахунка 71 на підставі авансового звіту працівника:
Дебет 20 (26,10) Кредит 71 - проведено видатки за рахунок грошей, виданих раніше під звіт.
Якщо працівник повернув до каси невитрачений залишок підзвітної суми, роблять проводку:
Дебет 50 Кредит 71 - повернуті невикористані гроші.
Якщо працівник не повернув підзвітну суму у встановлений термін, роблять проводку за дебетом рахунка 70.
Дебет 70 Кредит 71 - неповернена підзвітна сума утримана із зарплати працівника.
Аналітичний облік за рахунком 71 Розрахунки з підзвітними особами в ТОВ «Каравела-Вельск» ведеться по кожній сумі, виданої під звіт.
У ТОВ «Каравела-Вельск» облік ведеться в програмі «1С: Бухгалтерія», щомісяця складаються регістри з обліку розрахунків з підзвітними особами - картка рахунку, аналіз рахунку і оборотно-сальдова відомість по рахунку 71.
Нижче наведені бухгалтерські записи за розрахунками з підзвітними особами табл. 6.
Таблиця 6 - Проведення з обліку операційно-господарських та інших витрат у ТОВ «Каравела-Вельск»
Зміст операцііКорреспонденція счетовДтКтПроізведени витрати на придбання матеріалов1071Опріходовани придбані підзвітними особами матеріали - у ...
