з ним з даного питання припиняється. Рішення про припинення листування приймає керівник організації або уповноважена ним посадова особа.
Не підлягають розгляду та звернення громадян, оформлені з порушенням ст. 7 Закону. Письмові звернення повинні містити найменування та (або) адреса державного органу, іншої організації (посада, прізвище, ім'я та по батькові посадової особи), в які направляється звернення; прізвище, ім'я, по батькові громадянина, дані про його місце проживання та (або) роботи (навчання); виклад суті обігу; особистий підпис громадянина. У разі порушень при оформленні звернень та прийняття рішення про те, що воно розгляду не підлягає, громадянину у п'ятиденний термін надсилається повідомлення із зазначенням причини відмови у розгляді звернення. [62]
Таким чином, прийом звернень громадян передбачає певну організацію цього процесу, який залежить від кількості вступників звернень, масштабів і характеру діяльності організації, від того чи створена для роботи із зверненнями спеціальний структурний підрозділ (загальний відділ, сектор по роботі із зверненнями громадян, секретаріат) або обов'язки покладені на конкретну посадову особу. Так чи інакше, стан цього процесу відображає здатність відповідних владних структур своєчасно і правильно реагувати на запити і потреби громадян. Реєстрація звернень, в свою ж чергу, крім загальних завдань - облік, контроль, довідкова робота - є також юридичним свідченням того, що вони прийняті до розгляду в даній організації.
Винесення рішення є найважливішим моментом всього процесу розгляду звернення, так як від змісту цього документа залежить, чи будуть вимоги громадянина задоволені повністю, частково або відхилені зовсім. Рішення виноситься на основі всіх матеріалів і доказів у їх сукупності. Воно повинно містити логічне та правове обгрунтування.
Дотримання встановлених термінів відіграє надзвичайно важливу роль, так як зволікання у виконанні можуть привести до непоправних наслідків, які унеможливлюють відновлення законних прав та інтересів людини, а також заподіяти йому значної шкоди.
2.2 Ведення діловодства за зверненнями громадян на прикладі установи соціального захисту В«Територіальний Центр соціального обслуговування населення м. ПолоцькаВ»
Установа соціальної захисту В«Територіальний Центр соціального обслуговування населення м. ПолоцькаВ» (Далі Установа) є державною установою, діяльність якого спрямована на організацію комплексного соціального обслуговування громадян перебувають у важкій життєвій ситуації [6].
Основна маса звернень, що надходять до Установи, складається з заяв про надання матеріальної допомоги з коштів Фонду соціального захисту населення Міністерства праці та соціального захисту Республіки Білорусь, яка виявляється нужденним непрацюючим пенсіонерам, інвалідам та дітям-інвалідам.
Діловодство за зверненнями в Установі ведеться централізовано, окремо від інших видів діловодства, і здійснюється відповідальними особами, яка призначається наказом директора установи. Відповідальність за організацію роботи із зверненнями несе директор.
Облік звернень здійснюється в картковій формі в реєстраційно-контрольних картках. Всі звернення, що надійшли до Установи поштою, факсимільним, ел ектронной зв'язку чи іншим шляхом, а також прийняті на особистому прийомі, реєструються в день їх надходження у адміністратора Установи.
У правому нижньому кутку першої сторінки звернення або на іншому вільному від тексту місці цієї сторінки ставиться реєстраційний штамп, в якому вказується дата реєстрації та реєстраційний індекс звернення. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища автора, порядкового номера звернення та інших позначень, забезпечують систематизацію, аналіз та збереження звернень. При реєстрації колективних звернень до їх індекс включаються літерні позначення В«КолВ», анонімних - В«АнВ». Конверти від надійшли звернень зберігаються в тих випадках, коли тільки по них можна встановити адресу відправника або коли дата поштового штемпеля служить підтвердженням часу відправлення і отримання звернення. Супровідні листи до звернень реєструються, обробляються і зберігаються разом з надійшли зверненнями. Звернення одного й того ж особи з одного і того ж питання, спрямовані різним адресатам і надійшли для розгляду до Установи, враховуються під реєстраційним індексом першого поводження з додаванням додаткового порядкового номера.
Для реєстрації усних заяв громадян в Установі використовується журнал реєстрації усних заяв громадян про видачу довідок.
Такий журнал дозволяє зареєструвати усну заяву не тільки прийшов на прийом громадянина, але в деяких випадках при зверненні по телефону.
Після реєстрації звернення передаються на розгляд директору Установи. Доручення з зверненнями директора Установи відображаються у формі резолюцій. Якщо в резолюцією директора Установи визначені кілька виконавці...
