нти (посадові інструкції, положення про структурні підрозділи і т. п.).
електронний документообіг інформаційний програмний
В В
При створенні внутрішніх документів діловоди виконують такі операції (Малюнок 3.3):
- підготовка проекту внутрішнього документа;
- забезпечення узгодження документа;
- затвердження;
- реєстрація;
- розсилка по підрозділах;
- контроль виконання документа.
Проекти внутрішніх документів можуть підготовлятися структурними підрозділами або секретарями керівника. Технології їх подальшої обробки абсолютно аналогічні розглянутим раніше основних процедур обробки вхідних документів: реєстрація, ознайомлення або виконання в структурних підрозділах, контроль виконання. br/>
В В
3.2 Узагальнена структурна інформаційно-тимчасова схема інформаційної технології
Основною одиницею зберігання в системі "ДІЛО" є реєстраційна картка (РК) документа, повнота реквізитів якої забезпечує можливість формування статистичних і аналітичних звітів по різних інформаційних зрізах, легкість під час пошуку. При отриманні електронного документа електронною поштою, його реєстрація ввозяться автоматизованому режимі. Для надійшов в результаті обміну між двома системами "ДЕЛО" документа, більша частина реквізитів РК формується автоматично. Електронний образ документа може бути прикріплений до РК. При цьому засвідчується ідентичність документу, забезпеченого ЕЦП та криптозахистом. p align="justify"> Якщо вхідний документ надходить у паперовому вигляді, із середовища системи забезпечується виклик пакета FineReader, а після одержання його електронного образу - повернення в систему "Дело" з одночасним прикріпленням документа до РК. Користувач системи, що здійснив прикріплення файлу документа, встановлює права доступу до файлу на рівні грифа секретності, а також захист (скасування захисту) від редагування. p align="justify"> Одночасно з цим існує можливість формування реквізитів картки реєстрованого документа шляхом порядкового сканування тексту документа за допомогою портативної цифрової ручки C-Pen. Так, рутинна процедура заповнення реквізитів організації-кореспондента, - найменування організації, її адреси, - зводиться до сканування даної інформації з бланка, реєстрованого документа. Таким же чином формується текст, короткого змісту документа. p align="justify"> Після реєстрації, РК із прикріпленим документом пересилається по мережі посадовій особі, відповідальній за ухвалення рішення по виконанню документу, а далі - виконавцям документу відповідно до реквізитів...
