/b>
Справи вважаються заведеними з моменту включення в них першого виконаного документа. Вони формуються в структурних підрозділах і зберігаються в них до передачі в архів організації. У невеликій фірмі справи зберігаються секретарем.
Справи повинні розміщуватися в шафах, що замикаються сейфах або елеваторних картотеках, що забезпечує їх збереження і захист від пилу і світла.
Справи розташовуються на полицях вертикально в послідовності, яка відповідає послідовності їх розташування в номенклатурі. На корінці кожної справи вказується його індекс за номенклатурою. Номенклатура справ прикріплюється на внутрішній дверцятах шафи.
Для швидкого пошуку документа спочатку знаходять потрібний номер справи за номенклатурою, а потім за номером справи - потрібну папку з документами.
Для обліку документів певних категорій справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання складається внутрішній опис.
Внутрішній опис документів справи - це обліковий документ, що містить перелік документів справи із зазначенням порядкових номерів документів, їх індексів, назв, дат, номерів аркушів.
внутрішній опис документів справи №
№ п / піндекс документаДата документаЗаголовок документаНомера листів делаПрімечаніе123456
Внутрішній опис складається для справ, що містять особливо цінні документи, документи обмеженого доступу, для особистих справ, а також справ, сформованих за видами документів і вкладених за змістом. Необхідність її складання визначається інструкцією з діловодства установи, організації чи підприємства.
Внутрішня опис поміщається на початку справи, і в неї вписуються дані про кожного підшивається документі. Після закінчення формування справи складається підсумковий, запис внутрішнього опису із зазначенням кількості включених до неї документів і кількості аркушів самого опису:
Ітого_____________________________ документів. (Цифрами і прописом) Кількість аркушів внутрішнього опісі_____________________ (цифрами і прописом) Найменування посади особи, яка склала внутрішній опис документів справи Підпис підпису Розшифровка Дата
Документи, вже включені в справу, можуть протягом року знадобитися працівникові установи, організації. У цьому випадку вони можуть бути вийняті зі справи тільки відповідальним за формування і зберігання справ. На їх місце закладається лист-заступник, в якому вказується, коли, кому і на який термін виданий документ.
Після завершення діловодного року видача окремих документів зі справи не допускається. При необхідності в тимчасове користування може бути видано справу цілком.
Якщо потрібно видати цілком вся справа, заповнюється карт 3 заступник, в якій зазначаються номер виданого справи, дата видачі, кому видано справу, на який термін, розписи в отриманні та прийомі після повернення документів.
Карта-заступник поміщається на місці виданого справи.
Дозвіл на видачу справ в інші організації може бути дано тільки керівником установи, підприємства.
Вилучення документів із справ на вимогу компетентних органів (наприклад, прокуратури тощо) може проводитися тільки на п...
