ашування документів всередині справи. Від того в якій послідовності вони розташовуються, багато в чому залежить час пошуку необхідної інформації.
Документи систематизуються в справах у відповідності з певними принципами. Найбільш суттєвими і практично найбільш зручними є: питально-логічний, хронологічний, алфавітний, нумераційний. Вони можуть варіюватися і комбінуватися.
Частіше за інших використовується питальний (питально-логічний) принцип, згідно з яким документи розташовують у справах в логічній послідовності вирішення того чи іншого питання. Така систематизація збігається з хронологічним розташуванням документів.
При алфавітній систематизації документів використовують прізвища їх авторів, назви установ-кореспондентів, найменування адміністративно-територіальних одиниць і т.д. Копії наказів про накладення стягнень, заохочення" .
В нумераційному порядку групують однорідні документи, що мають порядкову нумерацію (протоколи, накази, квитанції, накладні і т.д.).
Копії наказів про накладення стягнень, заохочення, зміну прізвища і т.д. в приватне справа не підшивають, так ти, як ці відомості записуються на додаток до особового листка по обліку кадрів.
Поряд з принципами систематизації документів при формуванні справ слід дотримуватися основних правил, загальних для всіх категорій документів:
у справи підшиваються тільки виконані документи. Невиконані, а також підлягають поверненню документи підшивати у справу забороняється;
кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений відповідно до вимог державних стандартів та інших нормативних актів. Тому до підшивки документа в справу обов'язково перевіряється правильність його оформлення: наявність необхідних підписів, віз, індексу, дат, відміток і т.д.;
у справу включаються документи в одному екземплярі. Чернетки, розмножені копії разом з оригіналами НЕ підшиваються. Виняток можуть становити лише чернетки особливо цінних документів або копії, на яких є відмітки, візи тощо, що доповнюють зміст перших примірників;
документи постійного і тимчасового термінів зберігання групуються в окремі справи;
у справи групуються документи одного календарного року, за винятком перехідних справ. Крім того, окремі категорії справ мають свої особливості формування. Так, особисті справи формуються протягом всього періоду роботи особи в організації; справи виборних органів та їх постійних комісій формують за період скликання; документація навчальних закладів формується в справи за навчальним років;
документи поміщаються у справу з усіма відносяться до них додатками і додатковими матеріалами. Якщо додатки мають великий обсяг, з них формують самостійну справу.
Товщина кожної справи не повинна перевищувати 30-40 мм, що становить приблизно 250 аркушів. Якщо документів більше, справа розділяється на томи. Кількість томів кожної справи вказується в номенклатурі справ наприкінці року.
Правильна угруповання документів у справи та їх систематизація у справі значно полегшують проведення експертизи цінності документів, підготовку документів до подальшого зберігання і використання.
Правила зберігання справ <...
