ата послуг перекладача, надання чаю, кави за бажанням проживаючого) виписується квитанція за формою № 12-Г «Квитанція на надання додаткових платних послуг», теж представляє собою бланк суворої звітності.
Бронювання номера в готелі відноситься до додаткових послуг, що надаються готелем. Тобто суми витрат з бронювання номера підлягають включенню до складу витрат, що зменшують базу оподаткування по податку на прибуток.
Витрати на обслуговування в барах і ресторанах, в номері, за користування рекреаційно-оздоровчими об'єктами оплачуються працівниками за рахунок особистих коштів.
При неподанні (втрати) працівником документів, що підтверджують здійснені витрати по найму приміщення, роботодавець може прийняти рішення про відшкодування таких витрат за заявою працівника.
У випадку, якщо готель не видає ні рахунку за формою № 3-Г, ні чека, а виписує, приміром, прибутковий касовий ордер, такі витрати все одно можна врахувати у видатках. Справа в тому, що Податковий кодекс РФ не уточнює, якими саме документами повинні бути підтверджені витрати на відрядження, отже, він може служити підтвердженням витрат по найму житла.
Всі інші витрати на відрядження, зроблені працівником, відшкодовуються роботодавцем тільки з його дозволу або з відома [2, с.81].
До таких витрат при відрядженнях можна віднести:
витрати з оплати послуг зв'язку;
витрати на отримання та реєстрацію закордонного паспорта;
витрати на отримання візи;
витрати, пов'язані з обміном готівкової валюти або чека в банку на готівкову іноземну валюту;
витрати на оплату медичної страховки,
інші витрати.
Серед найбільш часто зустрічаються інших витрат, пов'язаних з відрядженнями, слід виділити витрати на проведення телефонних переговорів. До авансового звіту, складеним після повернення з відрядження, працівник може докласти рахунок телефонної станції або готелю, де вказані телефонні номери, за якими дзвонив відряджений працівник. Якщо вказані номери, закріплені за організацією, це підтвердить виробничу спрямованість витрат. Доцільність і виробнича спрямованість може бути підтверджені резолюцією керівника на службовій записці працівника та доданих документах (договори, довіреності, інформаційні листи та інші документи, в яких вказані відповідні телефонні номери). Організації можуть передбачити в своїх локальних актах (наприклад, наказом) порядок їх відшкодування.
Відряджені особи нерідко несуть витрати з оплати телефонних переговорів під час службових відряджень. При цьому телефонні переговори є витратами, цілком відчужуваними від готельних послуг, так як вони не є послугами з забезпеченню проживання. Такі переговори можуть вестися як з мобільного телефону працівника, так і з готельного телефону. Передбачено включення до складу інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією, витрат платника податку на поштові, телефонні, телеграфні та інші подібні послуги, витрати на оплату послуг зв'язку, обчислювальних центрів і банків, включаючи витрати на послуги факсимільного і супутникового зв'язку, електронної пошти, а також інформаційних систем (СВІФТ, Інтернет та інші аналогічні системи). Таким чином, якщо відряджена особа зможе підтвердити виробничу спрямованість здійснених переговорів, а також підтвердити їх документально (наприклад, квитанцією з готелю з роздрукуванням телефонних номерів, роздруківкою рахунки за розмови по мобільному телефону), то оплату зазначених витрат організація вправі включити в податкову базу для обчислення податку на прибуток [3, с.380].
Одним з додаткових витрат у відрядженні може бути оплата медичної страховки. Якщо оплата медичної страховки є обов'язковою при оформленні виїзних документів, тобто без пред'явлення свідоцтва про сплачену страховці в'їзна віза в певна держава не видається. У такому випадку витрати по оплаті медичної страховки також включаються в собівартість і приймаються до обліку.
Витрати на добровільне страхування можуть відшкодовуватися відрядженим, але визнати їх для цілей оподаткування не можна.
Протягом трьох днів після повернення з відрядження працівник зобов'язаний подати в бухгалтерію авансовий звіт про витрачені у зв'язку з відрядженням суми і зробити остаточний розрахунок по них.
До авансового звіту необхідно прикласти виправдувальні документи, що підтверджують витрати і виробничий характер відрядження. Такими документами можуть бути:
проїзні квитки;
рахунки за проживання;
посвідчення про відрядження за формою Т - 10, крім закордонних відряджень в далеке зарубіжжя; ...
