службове завдання із заповненим і підписаним звітом про його виконання (форма № Т - 10а, затверджена постановою Держкомстату від 6 квітня 2001 № 26).
копію закордонного паспорта при відрядженні за межі РФ;
інші документи, що підтверджують додаткові витрати під час відрядження.
Якщо підтвердні документи до авансового звіту складені на іноземних мовах, тоді вони повинні мати порядковий переклад на російську мову. Переклад документів можливий співробітником або професійним перекладачем. Фірма самостійно може вибрати людину, яка виконає цю роботу і відповідні витрати можна включити до податкових витрат.
Підзвітну особу систематизувати первинні документи (квитки, транспортні рахунки, багажні квитанції, рахунки з готелів або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, акти закупівлі, рахунки-фактури, товарні накладні та т.д.). Документи потрібно сформувати в хронологічному порядку, пронумерувати їх. Документи невеликого розміру (наприклад, квиток в автобусі) приклеюються на аркуш формату А4.
У бухгалтерії перевіряються законність і цільове витрачання коштів, шляхом зіставлення даних авансових звітів і прикладених до них документів на оплату послуг, погашення заборгованості постачальникам, придбання матеріально-виробничих запасів, наявність виправдувальних документів, підтверджують вироблені витрати, правильність їх оформлення.
Для затвердження і списання витрачених підзвітних сум застосовується авансовий звіт за уніфікованою формою № АТ - 1.
Бухгалтер для здійснення контролю вказує на титульній частині бланка авансового звіту:
найменування організації;
структурний підрозділ, в якому працює п/особа;
прізвище, ім'я та по батькові підзвітної особи;
його посада;
призначення авансу (придбання цінностей, оплата послуг та інше).
інформацію про видачу грошей (вказує № і дату документа, за яким видані гроші, і відповідний номер рахунку) і дані про наявність залишку або перевитрати за попереднім авансу.
На титульній частині бланка авансового звіту також є таблиця «Бухгалтерська запис», в яку бухгалтер переносить суми до обліку зі зворотного боку авансового звіту за відповідною кореспонденції рахунків.
Внизу авансового звіту є розділ - розписка бухгалтера в тому, що звіт прийнято до перевірки з усіма доданими документами. У розписці вказуються прізвище, ім'я, по батькові підзвітної особи, номер і дата авансового звіту, прописом сума документально підтверджених витрат, кількість доданих документів, а також кількість аркушів у цих документах. Після заповнення всього звіту бухгалтер відриває розписку по лінії відрізу і віддає підзвітній особі. Заповнений бланк авансового звіту підписується підзвітною особою.
Перевірений авансовий звіт затверджується керівником або уповноваженою на це особою і приймається до обліку. Як правило, передача звіту на затвердження здійснюється в день отримання звіту від підзвітної особи. Ознайомившись зі змістом звіту, керівник підприємства приймає рішення про затвердження величини зроблених витрат.
Якщо працівник справив витрати у валюті з готівкових коштів, виданих йому у валюті, вартість витрат перераховується в рублі за курсом ЦБ РФ на дату затвердження авансового звіту керівником.
Таким чином, при обліку заборгованості підзвітної особи видані суми валюти обліковуються за курсом ЦБ РФ на день видачі, при звіті та повернення невикористаних сум за курсом на дату затвердження звіту.
Перевірений авансовий звіт підписується директором установи, для чого у верхній частині лицьового боку бланка авансового звіту передбачена відповідна рядок. Після затвердження документ приймається до обліку для списання підзвітних грошових коштів. Залишок невикористаного авансу оприбутковується в касу, перевитраченого сума видається підзвітній особі у встановленому порядку.
Утримання із зарплати працівника для погашення його заборгованості роботодавцю може проводитися для погашення невитраченого і своєчасно не поверненого авансу, виданого у зв'язку зі службовим відрядженням [2, с.71].
Трудове законодавство РФ обмежує розмір відрахувань із зарплати. При кожній виплаті заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20%, а у випадках, передбачених федеральним законодавством, - 50% заробітної плати, належної працівнику [2, с.72].
Утримання можливі тільки в тому випадку, якщо фізична особа не оспорює підстави і розміру утримання. Роботодавець має право прийняти рішен...
