ств» і всі наступні законодавчі акти, що приймалися з метою регламентації діловодства протягом усього XIX і початку XX ст. У силу цього регламентація міністерського діловодства в «Загальних заснування міністерств» давалася як «образ» (Порядок) провадження справ, що включає порядок вступу справ, рух (або виробництво) справ, відправку справ, ревізію справ, звітність в справах.
Справи, спрямовані в міністерство, могли потрапити до канцелярії міністра або безпосередньо в департаменти. У канцелярію міністра надходили укази і веління верховної влади, листування міністра з іншими міністрами та главноуправляющего, губернаторами і взагалі особами рівного звання. Подання від підпорядкованих органів спрямовувалися міністру в разі крайньої важливості або терміновості. На його ім'я надходили відгуки на його приписи і скарги на рішення департаментів, а також секретні справи.
Безпосередньо в департаменти надходила листування з іншими установами та особами, рівного становища і підлеглими, подання від підпорядкованих установ, приписи міністра і справи з його канцелярії з резолюцією міністра.
Усі які у міністерство справи ділилися на три категорії:
поточні справи (справи, що надходили на загальних підставах відповідно до встановленого порядку) - донесення, відомості, подання, листування та ін;
надзвичайні справи - для їх вирішення було потрібне прийняття нових постанов, або справи за виявленим зловживанням;
справи, «не терплять часу», або термінові. Справи надзвичайні і строкові розглядалися в першу чергу.
Про надійшли справах міністру доповідав директор його канцелярії, директору департаменту - правитель справ канцелярії департаменту. Ця стадія була, по суті, попереднім розглядом справи і не тягла за собою жодних рішень, але визначала подальший хід папери в міністерстві. Загальний порядок руху справ у міністерствах суворо регламентувався, і рідкісне справа могла уникнути долі пройти весь шлях його підготовки і розгляду - від окремого столу в складі того чи іншого відділення, через директора департаменту, а нерідко і загального присутності департаменту або об'єднаного присутності кількох департаментів (в разі крайньої складності справи) до міністра, а іноді й ради міністра, дивлячись по складності справи. Це стосувалося і справ, що надходили на ім'я міністра і розв'язувалися його владою. Крім того, спочатку в міністерському діловодстві переважав «колезький» порядок складання документів, при якому розгляд кожного питання вимагало повторення «слово в слово» всіх попередніх документів. Справи при цьому досягали величезних розмірів. З плином часу (приблизно до середини XIX в.) Склався новий порядок викладу справи у формі короткої записки - викладу тільки самого істоти питання. Все це перетворювало документообіг установ у складний ієрархічно організований процес, тривалий за часом, враховуючи, що основними інструментами канцелярії були перо і папір, а єдиною системою реєстрації - журнальна.
Документи, що створювалися в процесі «виробництва справи» можна розділити на дві групи: документи, що складали внутрішнє діловодство установи (записки, довідки, виписки, журнали засідань, реєстраційні журнали, настільні реєстри тощо), та документи, що надходили в установу з інших установ і відправлялися в інші установи, у то...
