му числі- «виконавчі папери».
Оскільки ще в останній чверті XVIII в. склалася «ієрархія влади і місць», що визначила систему «зносин» закладів різних типів, то міністерському діловодства нічого не залишалося, як «вписатися» в цю систему, що і відбулося. Від вищестоящих установ міністерства отримували: від імператора - укази, веління; від Державної ради - височайше затверджені думки; від Сенату - сенатські укази; від Комітету міністрів - виписки з журналів засідань. Міністри у вищестоящі інстанції направляли найвищі доповіді (імператору), думки, пропозиції, уявлення. З рівними установами міністерства обмінювалися допомогою відносин, повідомлень, офіційних листів. Підвідомчим місцям і особам направляли приписи міністрів, від них отримували рапорти, донесення, уявлення. Таким чином, система міністерського діловодства доповнила сформовану ще наприкінці XVIII в. систему документування місцевих установ.
Самостійну стадію «провадження справи» становила «відправка справ», що включала реєстрацію відправляються документів в журналах і безпосередньо відправку (запечатування в пакет, написання адреси та ін.) До середини XIX в., Коли в Росії з'явилися поштові конверти і марки, законом передбачалося, що всі вихідні папери повинні відправлятися у вигляді пакетів - документ складався у вигляді конверта і запечатує сургучною печаткою.
Для реєстрації документів , що спрямовуються до вищестоящих установи і підлеглим місцям і особам, існували окремі журнали. Особливість останніх полягала в тому, що вони передбачали запис відомостей (про виконання відправленої папери), які зобов'язане було повідомляти кожне присутствене місце особливими рапортами. По суті ці відомості використовувались для контролю виконання документів, оскільки справа не вважалося завершеним, поки не було отримано рапорту про виконання або про неможливість виконати рішення з яких-небудь причин.
Ревізія справ - перевірка ведення справ - за «Загальному установі міністерств» становила самостійна ділянка діловодства. Ревізія справ була функцією начальників відділень, директорів департаментів; в губерніях - начальників присутствених місць і самого губернатора. Начальники відділень перевіряли виконання документів по столах і повідомляли відомості директору департаменту, якому наказувалося кожен місяць проводити перевірку виконаних і невиконаних документів з реєстраційним журналам і настільним реєстрів і представляти про це відомості міністру. На основі цих відомостей в кінці кожного року в канцелярії складалася загальна відомість по всіх департаментах і канцелярії міністерства. Ревізія справ передбачала перевірку порядку зберігання документів і справ, правильності складання заголовків справ, строків розгляду справ, причин затримки у розгляді справ («чи не затримується закінчення справи вимогою таких довідок, в яких немає істотної потреби» - ПСЗ II. Т. 11, отд. 2.9757).
Остання стадія «провадження справ» по «Загальному установі міністерств»- звіти . Законом встановлювалося три види звітів: звіти в сумах, звіт?? в справах і звіти в «видах і припущеннях». Звіти в сумах були фінансовими звітами, звіти у справах - звітами про діяльність, останні звіти представляли собою плани роботи на наступний рік. Звіти готувалися відділеннями, кожним по своєму напрямку, потім узагальнювались в департам...
