Виділено 3 формату: малий (до 20 см), середній (до 25 см), великий (725 см).
Відділ організовує і веде топографічний каталог на підсобні фонди відділів. Знімає картки з топографічного каталогу згідно з актами списання. безпека бібліотечний фонд документаційний
Збереження і правила видачі документів.
Для забезпечення безпеки фонду ведеться картотека поточної видачі, своєчасний облік і контроль за надходженням і поверненням документів. Всі види документів видаються по читацьким вимогам, які висилаються з залів обслуговування по витягів.
У приміщенні, де зберігаються документи, повинна підтримуватися температура (18 + - 2) градуса за Цельсієм і відносна вологість повітря (55 + - 5)%. У відділі відносна вологість складає 30 градусів за Цельсієм (низька вологість). У зв'язку з цим відділ працює в скороченому режимі.
Подача повітря здійснюється по вентиляційній системі, де проводиться очищення повітря, що подається. У приміщенні щодня проводять вологе прибирання, один раз на місяць проводять санітарний день для видалення пилу.
У відділі зберігання фондів всі документи знаходяться на постійному зберіганні (це визначається на етапі моделювання фонду).
Звільнити місце для інших, знову надійшли документів, можна списанням багатопримірникової літератури з відділу до 1978 року, так як фонд для попиту читачів застарів. Раніше в фонд надходила багатопримірникові література до 5 екз. однієї назви. Якщо у відділі залишити по 2 екз., А решта списати, то вивільниться місце для єдиного екземпляра, який ми переводимо у відділ за рішенням методичної ради. Але це не вихід для надходження нової літератури на тривалий термін.
Бібліотечні фонди мають виконавчу духовну і матеріальну цінність. Але ці багатства потрібно правильно зберігати.
Питання збереження фондів багатогранний - облік, розміщення, режим зберігання, санітарна захист, реставрація, перевірка фонду і правильність розстановки.
Проблема забезпечення безпеки бібліотечного фонду ускладнюється тим, що перед бібліотекарем стоїть двоєдине завдання: довготривале зберігання; оперативна видача літератури в запитувані зали.
Збереження документів в процесі використання.
Книги часто ушкоджуються при порушенні правил їх розстановки і транспортування. Практика показує, що 80% ушкоджень книг пов'язані з неправильним поводженням з ними бібліотекарів. Тому хранителі повинні знати свої обов'язки, що стосуються роботи з фондом.
Документи звичайного розміру потрібно зберігати у вертикальному положенні на нижньому обрізі, а томи великого формату - в горизонтальному положенні на широких полицях.
Не допускати перевантаження полиць.
Уникати занадто щільно і занадто вільної розстановки, в тому і іншому випадку документи можуть бути пошкоджені.
Чи не складати книги на підлозі і підвіконнях.
Стежити за тим, щоб книги не виступали за межі полиць стелажа, їх можна легко пошкодити.
Не ставити книги на бічній обріз або корінець, це призведе до деформації блоку.
Щоб уникнути пошкодження головки корінця знімати книгу з полиці обереж...
