> Відмітка про виконавця (реквізит 27).
На документах, які виходять з великих установ, проставляється відмітка із зазначенням прізвища співробітника, який готував документ, з номером його телефону. Така відмітка дозволяє, в разі необхідності, швидко зв'язатися з виконавцем, який добре знає всі нюанси питання і може дати всю цікаву вам інформацію. Так як відмітка передбачає звернення до виконавця, бажано вказати не тільки прізвище, але й повністю ім'я та по батькові. Це полегшить спілкування і допоможе ввічливо встановити контакт з виконавцем.
Розташовується ця позначка з лівого боку на нижньому полі, як на лицьовій, так і на зворотному боці останнього аркуша документа.
При розміщенні цього реквізиту дотримуються наступних правил: якщо документ підлягає розмноженню, відмітка вказується тільки на лицьовій стороні останнього аркуша документа (інакше доведеться робити копії двох сторін аркуша).
На документах, які потребують особливої ??обліку, нижче прізвища виконавця вказується кількість виготовлених примірників.
На документах, що мають гриф обмеження доступу, вказується не тільки кількість примірників, а й адресу кожного.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи (реквізит 28).
Завершальна відмітка на документі - це позначка про виконання. Вона проставляється відразу ж після вирішення питання, порушеного у документі, або направлення відповіді.
Відмітка про виконання свідчить про те, що робота над документом закінчена. Після проставлення цієї позначки документ підшивається до справи. Відмітка може включати посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконання, або за відсутності такого документа, короткі відомості про виконання, слово «У справу», номер цієї справи, підпис і дату. Підписує і датує позначку виконавець, який працював з документом або керівник структурного підрозділу. Цей реквізит завжди поміщається на першому аркуші нижньому полі в лівій його частині. Згідно зі схемою, наведеної в ГОСТ Р 6.30-2003, реквізит повинен бути поміщений над нижньому полем в зоні, рівної 16х94мм. Однак у практиці часто буває, що ця зона зайнята надрукована текстом, тому позначку про виконання поміщають на нижньому полі документа.
ГОСТ Р 6.30-2003 визначає місцеположення реквізиту в правому нижньому кутку документа в зоні, рівної 16х51 мм, але не вказує, на якому аркуші документа. Для вживання в роботі та здійснення контролю за введенням інформації в пам'ять ПК цю позначку зазвичай поміщають на кожному аркуші документа.
Вимоги встановлені ГОСТ Р 6.30-2003 до оформлення реквізитів, спрямовані не тільки на застосування сучасних технологій створення та обробки організаційно-розпорядчих документів, а й на забезпеченні юридичної сили цих документів. Але кА вже було зазначено, всі 30 реквізитів не використовуються одночасно на одному документі. Офіційний документ окремого виду має встановлений набір реквізитів, розташованих у певній послідовності, так званий формуляр документа. Крім того, організація в залежності від їх рівня та компетенції мають право видавати певні види організаційно-розпорядчих документів. Таким чином, щоб забезпечити юридичну силу документів, необхідно знати не тільки загальні вимоги до оформлення реквізитів, і цілі створення певного виду документа, набір реквізитів, характерних для нього, особливості побудови тексту, особливості узгодження, підписання і затвердження документа, порядок вступу його в дію, тривалість його дії, порядок його зміни, доповнення або скасування.
5. Види бланків документів, вимоги до їх складання
Документи виготовляють на бланках.
Бланк документа - стандартний аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, і місцем, відведеним для змінної.
Встановлюють два стандартних формату бланків документів - А4 (210 x 297 мм) і А5 (148 x 210 мм).
Кожен лист документа, оформлений як на бланку, так і без нього, повинен мати поля не менше:
мм - ліве;
мм - праве;
мм - верхнє;
мм - нижнє.
Бланки документів слід виготовляти на білому папері або папері світлих тонів. Бланки документів оформляють відповідно до Додатку А. lt; file: /// C: Users Георгій Downloads LAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf gt;
Орієнтовні межі зон розташування реквізитів позначені пунктиром. Кожна зона визначається сукупністю входять до неї реквізитів. Залежно від розташування реквізитів встановлюють два варіанти бланків - кутовий (рисунок А.1) lt; file: /// C: Users Георгій Downloads LAW44595_...
