ослуги, повинні бути чітко визначені кількісні та якісні характеристики.
Формування кількісних характеристик передбачає дотримання наступних вимог 2:
витрати (тимчасові, трудові та ін.) на збір інформації для визначення характеристик, а також їх розрахунок. Для того, щоб звести до мінімуму ці витрати, особливо на початковому етапі освоєння УЗР, в якості основних кількісних характеристик слід використовувати вже існуючі на сьогоднішній день статистичні дані.
по можливості слід використовувати такі характеристики, які легко співвідносяться з витратами на виробництво відповідної послуги іЧи продукту. При розробці кількісних характеристик послуги бажано виходити з взаємозв'язку результату (сукупності кількісних характеристик) і тими витратами, які виникають при виробництві даної послуги. Ідеальний випадок являє собою однозначна причинно-наслідковий зв'язок між витратами на виробництво послуги і результатом. Так, наприклад, витрати на виробництво послуги «Надання пільг по сплаті митних платежів» (для Відділу митних платежів митниці) залежать, в основному, від кількості випадків надання пільг. Не можна залишати без уваги соціально-психологічні аспекти. Введення деяких характеристик може викликати боязнь контролю, «зайвого навантаження» і, отже, мати негативний вплив на ставлення співробітників відповідного підрозділу і до системи УЗР, і до своєї роботи.
До початку впровадження УЗР повинна бути організована система електронного обліку даних. Облік даних повинен здійснюватися в спеціально розробленою програмою. На ранніх стадіях ведення УЗР, можна скористатися вже наявними стандартними програмними продуктами, наприклад, програмою 1С.
Вже перед впровадженням УЗР в кожному конкретному митному підрозділі банк даних повинен включати наступну інформацію:
) Інформація про місця виникнення витрат (в одному митному підрозділі можуть перебувати два місця виникнення витрат): відповідний код місця МВЗ, орендована площа будівель і складів.
) Інформація про співробітників: кількість працюючих, групи заробітної плати, кількість працівників, які перебувають у тривалих відпустках.
) Інформація про носіях витрат - які процеси та послуги відповідно до розробленого класифікатором «виробляються» в даному підрозділі.
) Інформація про наявні основні засоби у кожному підрозділі.
Освоєння обліку витрат і результатів має відбуватися за підтримки керівництва на всіх рівнях управління, виняткову важливість представляє акцептація проекту всіма співробітниками, що ставить завдання навчання, метою якого є не вивчення окремих деталей системи УЗР або її методології, але розвиток у співробітників економічного мислення на конкретних прикладах, що допоможе зміцнити відповідальність персоналу.
Освоєння УЗР передбачає перевірку її раціональності: система повинна забезпечувати різні рівні управління тільки необхідною (релевантною) інформацією. Це означає, що необхідно визначити коло одержувачів інформації, а також обсяг одержуваної ними інформації. Це дозволить не тільки запобігти «розростання» УЗР за рахунок великої кількості непотрібних цифр і показників, але і сформувати зручну і ефективну систему звітності.
Керуючі кадри повинні активно використовувати інформацію, що надається УЗР, і пред'являти свої побажання до якості цієї інформації, інакше система втрачає свої істинного призначення. Користь такої інформаційної системи може бути збільшена, якщо:
маються відповідальні за УЗР,
якщо інформація УЗР використовується для пропозицій щодо поліпшення,
якщо відповідальність за витрати пов'язана з певними стимулами,
якщо не вимірювані в грошовому вираженні послуги оцінюються шляхом розробки інших показників та індикаторів,
якщо інформація УЗР доповнюється іншою інформацією (наприклад, даними бухгалтерського обліку).
Побудова систем планування, системи показників і відповідальності є наступними етапами після освоєння системи обліку витрат і результатів, оскільки необхідну інформацію для цього надає УЗР.
Система планування грунтується на інформації системи обліку витрат і результатів і дозволяє проводити складання планів діяльності на найближчу перспективу.
Факторами, які можуть істотно ускладнити успішне освоєння планування в системі контролінгу, можуть бути: відрив системи планування від стратегічного контуру управління, несвоєчасне надання фактичної інформації, що ускладнює контроль і аналіз відхилень. У зв'язку з цим необхідне здійснення постійного моніторингу та зворотного зв'язку на предмет відповідності системи планування поставлени...
