м цілям. Це передбачає трансформацію традиційної системи планування у бік индикационного і програмно-цільового планування.
Складовою частиною планування є складання бюджетів - планів діяльності митних підрозділів в «вартісному» вираженні (план витрат). У перспективі представляється можливим виділити бюджетування в окрему підсистему.
Основне призначення системи показників полягає в розробці та формалізації стратегії досягнення цілей митної служби, донесення її до всіх співробітників митних органів, забезпечення моніторингу та зворотного зв'язку в митних підрозділах з метою прийняття рішень щодо можливих управлінських впливів. Система показників передбачає визначення концептуальної і технологічного зв'язку між стратегією і використовуваними організаційними рішеннями. Рекомендується вибір системи показників, аналогічної «системі збалансованих показників» Ваlаnсеd Score Card (далі - ССП).
ССП є інструментом стратегічного та оперативного управління, який дозволяє «зв'язати» мети діяльності митних підрозділів та діями співробітників на кожному рівні управління.
ССП в класичному варіанті містить чотири проекції, що представляють собою стратегічно важливі аспекти діяльності:
технології діяльності,
споживачі послуг,
фінанси,
- навчання і розвиток.
Між проекціями повинна бути виявлена ??причинно-наслідковий зв'язок. На першому етапі необхідно побудова ієрархії цілей митних підрозділів, спрямованих на досягнення цілей митної служби в цілому. На другому етапі починається пошук необхідних коштів для їх досягнення, що пропонує заходи по удосконаленню технологи діяльності. Для цього необхідна розробка причинно-наслідкових зв'язків між окремими цілями. Інформаційною базою для цього повинна служити система обліку витрат і результатів.
Розробка, впровадження та освоєння проекту ССП повинна вестися при дотриманні наступних рекомендацій
участь у проекті як фахівців-практиків, так і незалежних фахівців, що володіють досвідом у відповідній області;
стимулювання ініціативи «зверху», 100-відсоткове згода керівництва, розуміння завдань проекту;
розробка та впровадження проекту по можливості у відносно короткі терміни. У разі якщо проект починає затягуватися, то може виникнути небезпека його критики і поступового згортання.
Система ССП не може і не повинна бути «статичної», з плином часу необхідно проводити коригування і зміни, розробляти нові показники, удосконалювати старі і т.д. Однак перша версія повинна бути впроваджена в життя по можливості якомога швидше.
Успішне освоєння ССП як інструменту управління передбачає дотримання таких вимог:
чітке формулювання цілей і завдань митної служби та стратегій їх досягнення;
узгодження стратегій з цілями співробітників митних органів;
зв'язування цілей з існуючими бюджетами;
регулярний моніторинг і необхідні коректування стратегії.
Моніторинг та коригування стратегії відповідно до мінливих умов забезпечують основу для планування, оцінки виконання бюджетів та діяльності підрозділів. Прикладами використовуваних показників результативності можуть служити наступні індикатори:
фінансові індикатори (у тому числі відображають доходи від комерційної діяльності);
індикатори по «клієнтам» - споживачам митних послуг (у тому числі час митного оформлення);
індикатори процесів (які включають співвідношення між основними і внутрішніми процесами)
індикатори навчання та зростання (наприклад, плинність кадрів, час на навчання, середній час відсутності, індекс задоволеності співробітників і т.д.)
Спираючись на принципи ТМ і ISO серії 9000, контролінг передбачає не пошук винних, а визначення відповідальних за результати діяльності. На першому етапі освоєння механізму вдосконалення управління відповідальними є безпосередні керівники, проте надалі система відповідальності поширюється на всіх співробітників.
Отже, пріоритетним напрямом вдосконалення управління в митних органах на сучасному етапі має бути система контролінгу.
Удосконалення управління в митних органах на основі контролінгу має відбуватися на шляхах реалізації принципів:
менеджменту якості;
системного аналізу;
процесно-вартісного управління;
управління за відхиленнями;
програмно-цільового управління;
