товка остаточного проекту, візування його представниками відповідних служб, беруть участь в переговорах, і підписання договору від імені сторін повноважними представниками, що діють на підставі довіреності;
- укладання договору на переговорах шляхом підписання повноважними представниками обох сторін додатково до первісного проекту договору протоколу узгодження розбіжностей;
- укладання попереднього договору відповідно до вимогами ст.429 ГК з додатком до нього первісного проекту договору, протоколу узгодження розбіжностей. При цьому обумовлюється, що в певний в попередньому договорі термін договір поставки буде укладений шляхом підписання керівниками організацій - сторін договору єдиного документа, включає положення первісного проекту з урахуванням погоджених у протоколі розбіжностей формулювань.
Особливу увагу слід приділити грамотного оформлення договору. Якщо він полягає у вигляді одного документа, юридично некоректним буде вказівка ​​на те, що договір набуває чинності з якого-небудь моменту (Наприклад, після представлення гарантійного листа банку в забезпечення належного виконання обов'язку з оплати).
Справа в тому, що згідно імперативному правилу п.1 ст.425 Кодексу договір набирає чинності і стає обов'язковим для сторін з моменту його укладення, а моментом його укладення в силу імперативного правила п.1 ст.433 ГК визнається момент отримання особою, яка направила оферту, її акцепту. Тому якщо договір складається у вигляді одного документа, він набуває чинності в момент його підписання останнім з учасників (стороною). Отже, особливу увагу при оформленні договору єдиним документом треба приділяти наявності дати під підписом уповноваженого представника кожної сторони, тому що саме пізня дата і визначатиме момент укладання договору.
Якщо сторони все ж пов'язують виконання договору з небудь умовою, то договір все одно набирає чинності в зазначеному вище порядку (в момент підписання останнім з учасників), але може розглядатися як угода, укладена під відкладальною умовою (п.1 ст.157 ЦК). При цьому в договір слід внести умову про те, що сторони приступлять до виконання обов'язків за договором залежно від подання банківської гарантії. (Згідно п.1 ст.157 ЦК виникнення прав та обов'язків у угоді, зробленої під відкладальною умовою, ставиться в залежність від обставини, щодо якої невідомо, настане вона чи не станеться).
У силу згаданих міркувань включення в договір умови про вступ його в силу з певною календарної дати після підписання уповноваженими представниками сторін, мабуть, є нікчемним, бо така умова не відповідає законодавству (ст.168 ЦК). Правила згаданого п.1 ст.157 Кодексу про угоду під відкладальною умовою тут неприйнятні, оскільки наступ календарної дати - така подія, щодо якого точно відомо, що воно в майбутньому настане.
Хоча в силу абз.3 п.1 ст.160 ГК наявність печатки організації на договорі (при відсутності додаткових вимог у законі, інших правових актах або встановлених угодою сторін) необов'язково, проте традиційно підпис уповноваженої особи засвідчується печаткою.
Пункт 2 ст.434 ЦК допускає укладення договору шляхом обміну документами, зокрема, за допомогою електронного чи іншого зв'язку, що дозволяє достовірно встановити, що документ виходить від сторони за договором. На це слід звернути особливу увагу. Не зупиняючись на численних випадках підробки співробітниками підписів керівників або інших уповноважених осіб при такому обміні (наприклад, за допомогою факсимільного зв'язку), відзначимо, що часто при передачу документа міститься в ньому інформація просто спотворюється із-за перешкод в електронному каналі обміну інформацією (нечіткість, пропуски слів і пропозицій і пр.).
Слід звернути увагу на правила п.3 ст.434 та п.3 ст.438 ГК, передбачають акцепт письмовій оферти шляхом вчинення дій. У них встановлюється наступна послідовність: напрямок письмовій оферти і акцепт вчиненням дій по виконанню зазначених у ній умов договору. Тому не буде вважатися дотриманою письмова форма укладення договору шляхом вчинення попередньої оплати (як оферта) і наступний акцепт її напрямком письма про умови поставки товару або виставлянням рахунку-фактури з одночасним відвантаженням товару.
Таким чином, у найзагальнішому вигляді процес укладення договору може бути наступним:
1) вибір потенційного контрагента після отримання відповідей на комерційну пропозицію;
2) узгодження форми, строків, дати переговорів "обличчям до лиця "щодо укладання договору з обраним потенційним контрагентом;
3) призначення особи (відділу) для ведення переговорів і доручення юридичній службі підготувати проект попереднього проекту договору (або відділ, відповідальний за ведення переговорів, складає проект договору і направляє його юридичну службу для реєстрації й доробки);
4) остаточний проект договору візується головним бухгалтером, начальниками планового і фінансового відділ...
