ковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ).
У ОК застосовуються бланки:
Загальний бланк;
Бланк листа;
Бланк конкретного виду документа.
Загальний бланк використовують для виготовлення будь-яких видів документів, крім листа.
Бланки документів виготовляються на папері форматів А4 (210х297 мм), і А5 (148х210 мм).
Кожен лист документа, оформлений як на бланку, так і без нього, повинен мати поля не менше:
20 мм - ліве;
10 мм - праве;
20 мм - верхнє;
20 мм - нижнє.
Бланки документів виготовляються на білому папері або папері світлих тонів.
При виготовленні документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки нумерують. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля аркуша.
Допускається використовувати копії бланків, отриманих за допомогою ксерокопіювання, а також відтворювати всі необхідні реквізити бланка безпосередньо при створенні конкретного документа на персональному комп'ютері.
Вживання бланків довільної форми не дозволяється.
Вживання бланків і порядок розташування реквізитів наведено в додатках.
. 3. Оформлення реквізитів документів
. 3.1 .. Найменування організації - автора документа
Найменування ТОВ ??laquo; Тепломережі вказується в точній відповідності з Статутом організації. При наявності скороченого найменування установи його поміщають в дужках нижче повного.
. 3.2. Найменування виду документа
Назва документа повинно відповідати його змісту: наказ, протокол, лист тощо.
. 3.3. Дата документа
Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, необхідного його затвердження, - дата його затвердження. Дата документа проставляється посадовою особою, яка підписує або затверджує документ.
Для документів, складених одночасно кількома організаціями, датою документа є дата підписання його останньою організацією.
Дата підписання, затвердження, погодження документа, а також дати, що містяться в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 01.09.2006.
У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 1 вересня 2008
. 3.4. Реєстраційний номер документа
Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавців та ін.
. 3.5. Посилання на реєстраційний номер і дату документа
Посилання на реєстраційний номер і дату документа містить реєстраційний номер і дату документа, на який має бути дана відповідь.
. 3.6. Місце складання або видання документа
Місце видання документа зазначається у тому випадку, якщо утруднене його визначення за реквізитами загального бланка або бланка конкретного виду документа. Місце складання або видання документа вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, воно включає тільки загальноприйняті скорочення.
. 3.7. Адресат
Документи адресують організаціям, установам, їх структурним підрозділам, посадовим або фізичним особам.
При адресуванні документа організації, установі, їх структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування пишуться в називному відмінку.
. 3.8. Підпис документа
Документи, що надсилаються на адресу інших організацій, установ і підприємств підписуються директором ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;, і за дорученням керівника можуть підписуватися його заступником.
До складу підпису входять:
Найменування посади підписує документ, особистий підпис і його розшифровка.
Наприклад:
Директор
ООО Тепломережі підпис Т.В. Жеброва
У документах, підготовлених комісією, вказуються не посади підписали осіб, а їх обов'язки в складі комісії.
При підпи...
