санні документів кількома посадовими особами їх підписи мають одну під іншою в послідовності, відповідної займаним посадам.
При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовують на одному рівні. Якщо посадова особа, підпис якої заготовлено на проекті документа, відсутня, то документ повинен підписуватися особою, яка виконує його обов'язки або його заступником.
НЕ ДОПУСКАЄТЬСЯ підписання документа з проставлення косої риси перед найменуванням посади.
. 3.9. Узгодження документа
При необхідності оцінки доцільності документа, його обгрунтованості та відповідності чинному законодавству та правовим актам проводиться узгодження документа. Узгодження може проводитися як всередині ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;, так і поза ним.
Внутрішнє погодження оформляється шляхом візування проекту документа посадовою особою. Віза включає в себе особистий підпис, його розшифрування, дату візування, посада візує.
Зауваження та доповнення до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що при візуванні ставитися помста Зауваження додаються Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.
Для документа, оригінал якого залишається в ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;, віза проставляється в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу документа.
Зовнішнє узгодження оформляється відповідним грифом.
Гриф узгодження розташовується нижче підписи на лицьовій стороні документа і включає в себе слово ПОГОДЖЕНО (без лапок), найменування посади особи, яка погоджує документ (включаючи найменування організації), особистий підпис, розшифрування підпису і дату узгодження.
Грифи узгодження можуть розташовуватися на окремому аркуші погодження, якщо зміст документа зачіпає інтереси декількох організацій. На документі робиться відмітка Аркуш погодження додається .
. 3.10. Затвердження документа
Особливим способом введення документа в дію є його затвердження.
Документи затверджуються керівником ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;, громадськими організаціями, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у затверджуваних документах.
Затвердження документа виробляється проставлением грифа затвердження або виданням розпорядчого документа (в тих випадках, коли потрібні додаткові приписи та роз'яснення).
Положення, інструкції й т.п. підлягають затвердженню керівником ТОВ ??laquo; Тепломережі і набувають юридичну силу тільки з моменту їх затвердження.
При оформленні грифа затвердження необхідно дотримувати наступне:
Гриф затвердження поміщається в правому верхньому куті документа, складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), повного найменування посади особи, що затверджує документ, особистого підпису, його розшифровки і дати затвердження, наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ТОВ ??laquo; Тепломережі підпис Т.В. Жеброва 20.09.2012
Допускається в реквізиті грифа затвердження документа центрувати елементи щодо самої довжини рядка, наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ТОВ ??laquo; Тепломережі підпис Т.В. Жеброва 20.09.2012
При затвердженні документа рішенням, наказом, протоколом гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (ЗАТВЕРДЖЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНО або ЗАТВЕРДЖЕНО), найменування який стверджує документа в орудному відмінку, його дати, номера. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО Наказом директора ТОВ ??laquo; Тепломережі № ______ від 00.00.2000
Вносити будь-які зміни і додавання в підписані (затверджені) документи без дозволу особи, яка підписала документ, не допускається.
Відповідальність за якість підготовки документів і достовірність які у них даних покладається на особи, підготувавши, завізували і підписавши документи.
. 3.11. Адресування документа
Документи адресують в організації, їх структурні підрозділи або конкретній посадовій особі.
При адресуванні документа в організацію або її структурний підрозділ без зазначення посадової особи їх найменування пишуть у називному відмінку.
При направленні документа посадовій особі назва організації та її структурного підрозділу вказують у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному.
Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів, кожен екземпляр такого документа повинен бути підписаний. Слово Копія перед другим, третім, четвертим адресат...
