БЕЗПЕЧЕННЯ СХОРОННОСТІ СПРАВ
. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
. 1. Ця Інструкція з діловодства встановлює порядок підготовки, оформлення, проходження, контролю за виконанням, обліком, зберіганням, друкуванням, копіюванням службових документів у товаристві з обмеженою відповідальністю Тепломережі (далі ТОВ ??laquo; Тепломережі ). Інструкція розроблена на основі Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затвердженої наказом Мінкультури Росії від 08.11.2005 № 536. При складанні цієї Інструкції були використані Основні правила роботи архівів організацій, схвалені Рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002 та Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджені наказом Росархіву від 23.12.2009 №76.
. 2.Керівництво і контроль за веденням діловодства в ТОВ ??laquo; Тепломережі здійснює директор даної організації.
. 3. Безпосереднє ведення діловодства у власність ТОВ ??laquo; Тепломережі покладається на відповідальну особу, призначуваного наказом директора ТОВ ??laquo; Тепломережі, який забезпечує облік і проходження документів у встановлені терміни, інформує керівництво про стан їх виконання, здійснює ознайомлення співробітників з нормативними та методичними документами з діловодства. При догляді даного працівника у відпустку, вибутті у відрядження наявні в нього документи за вказівкою директора ТОВ ??raquo; Тепломережі" передаються іншому працівникові, який зобов'язаний вжити заходів до їх своєчасного виконання.
При звільненні або переміщенні відповідального за ведення діловодства проводиться передача справ і документів, про що складається приймально-здавальний акт, який затверджується директорам ТОВ ??laquo; Тепломережі .
. 4. Забезпечення обладнанням, витратними матеріалами, канцелярським приладдям та іншими засобами, необхідними для ведення діловодства, здійснюється службою постачання.
. 5. Співробітники ТОВ ??laquo; Тепломережі несуть відповідальність за виконання вимог Інструкції, своєчасне і якісне виконання документів, а також за їх збереження. Про втрату документів негайно доповідають директору ТОВ ??laquo; Тепломережі .
. 6. При звільненні або переході на іншу ділянку роботи співробітники ТОВ ??laquo; Тепломережі зобов'язані всі значаться за ними документи передати іншому працівникові відповідно до встановленого розподілу обов'язків (посадовою інструкцією).
. 7 Керівництво ТОВ ??laquo ;?? еплосеті зобов'язане:
брати всі документи в день їх отримання;
вимагати від виконавців своєчасного і якісного виконання документів і доручень;
вживати заходів до скорочення службового листування, особливо внутрішньої; не допускати листування з таких питань, які можуть бути вирішені шляхом особистого спілкування або по телефону;
в резолюціях на документах давати конкретні вказівки про порядок і строки підготовки необхідних документів та проектів рішень;
при підписанні документа проставляти дату;
не підписувати документи формату А - 4 без заголовка (особливо листи);
знайомити новоприйнятих працівників з порядком роботи з документами, встановленим цією Інструкцією.
. 8. Виконання цієї Інструкції обов'язково для кожного співробітника ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;, з її вимогами вони повинні бути ознайомлені під розписку.
. ПРАВИЛА ПІДГОТОВКИ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
. 1. Документування управлінської діяльності
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації на папері або інших носіях за встановленими правилами управлінських дій, тобто створенні управлінських документів.
При підготовці й оформленні документів необхідно дотримуватися правила, що забезпечують юридичну силу документів, оперативне та якісне їх виконання і пошук.
Документ має юридичну силу при наявності реквізитів, обов'язкових для даного виду документа (найменування організації - автора документа, назва виду (уніфікованої форми документа), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, візи, підпис).
У процесі підготовки та оформленні складу реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо того вимагає призначення документа, його обробка і т.д.
. 2. Бланки документів
Такі документи, як накази, протоколи та листи оформляються на бланках ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;, мають встановлений комплекс обов'язкових реквізитів і стабільний порядок їх розташування і відповідних стандарту (ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфі...
