галтерський документ, що складається в момент проведення господарських операцій і є свідченням їх вчинення.
Перелік первинних документів, що супроводжують ту чи іншу угоду, варіюється залежно від особливостей кожної конкретної угоди. Прийнято, що пакет документів, супроводжуючий угоду, готує постачальник (виконавець).
Набір обов'язкових операцій включає в себе наступне:
Укладається договір з клієнтом. Якщо клієнт постійний, можна скласти один договір на кілька угод, обговоривши деталі подальшої співпраці (порядок розрахунків, відпуску товарів, виконання робіт та умови надання послуг,).
Клієнту виставляється рахунок на оплату.
Клієнт оплачує рахунок. При оплаті товару за готівковий розрахунок постачальник (виконавець) видає клієнтові касовий, товарний чек або БСО. При оплаті товару за безготівковий розрахунок у клієнта залишається платіжний документ, завірений банком і підтверджує оплату.
При відвантаженні товару постачальник видає клієнтові накладну, рахунок-фактуру (за наявності).
При наданні послуги або виконанні роботи виконавець по завершенні видає клієнтові акт надання послуг / виконаних робіт та рахунок-фактуру (за наявності).
Види первинних документів:
Договір регламентує виникли права та обов'язки суб'єктів угоди. Бажано, щоб кожна угода супроводжувалася письмовим договором на поставку товару / підряду / возмездного надання послуг і т п. Не дивлячись на те, що усна форма договору дозволяється ГК РФ, письмове оформлення договору захищає сторони угоди від можливих утисків їхніх прав краще, ніж усна ( на підставі письмового договору набагато простіше довести свою правоту, в тому числі, в суді).
Однак, для ряду угод письмова форма взагалі не потрібна, так, наприклад, договір купівлі-продажу вважається укладеним у належному порядку вже з моменту видачі покупателю або замовнику касового, товарного чека або іншого документа, який підтверджує факт оплати товару / послуги. Це не означає, що при роздрібній купівлі-продажу не можна укласти договір у письмовій формі - ЦК це не забороняє. Якщо Ви хочете обговорити будь-які особливості продажу товарів, то Ви вправі прописати їх у письмовій формі договору.
Договір зазвичай оформляється у 2-х примірниках і містить підписи та відбитки печаток кожного боку.
Рахунок також вважається свого роду угодою, в якій постачальник фіксує ціну свого товару або послуги. Покупець, у свою чергу, приймає умови, оплачуючи зазначену в рахунку суму. Форма даного документа не підлягає суворому регламентування, тому кожна організація в праві розробити власну форму рахунку на оплату.
Крім іншого, рахунок також може містити додаткову інформацію про умови угоди, таку, як терміни та порядок оплати і постачання, самовивозу товару, повідомлення про передоплату і т д.
Ст. № 9 ФЗ «Про бухгалтерський облік» говорить про те, що підпис головбуха, керівника організації або уповноваженої особи не є обов'язковим елементом для даного документа. Друк також не потрібно. Не зважаючи на це, краще не нехтувати печаткою та підписом, щоб уникнути додаткових питань як з боку контрагентів, так і з боку держави.
Не варто забувати, що рахунок не є...
