що становлять документообіг, безпосередньо пов'язані і з оперативним зберіганням сформованих у справи виконаних документів.
Документообіг є важливою ланкою діловодства, визначає інстанції і швидкість цього руху. Головне правило документообігу - оперативне рух документів по найбільш перспективному шляху з мінімальними витратами часу та праці. Основу документообігу дають організаційні документи: Статут, положення про структурні підрозділи, положення про службу ДОП, накази про розподіл обов'язків, інструкції по роботі з документами, інструкції з діловодства, схеми документопотоков, шляхи проходження окремих видів документів. Документообіг як технологічний процес ділиться на кілька частин-потоків. Вони здійснюють прямий і зворотний зв'язок в управлінні.
Вони розрізняються по напрямку і по відношенню до управлінського об'єкту. У напрямку:-горизонтальні - пов'язують організації одного рівня;-Вертикальні - низхідні, висхідні - пов'язують організації різних рівнів.
висхідні - вступники у вищестоящі організації від підлеглих організацій.
спадні - направляються вищестоящими органами влади підлеглим організаціям.
По відношенню до управлінського об'єкту документообіг утворюють потоки вхідних (що надходять з інших організацій), витікаючих (що відправляються в інші організації) і внутрішніх (створених і діючих в межах організації) документів.
Вхідний документ - документ, що надійшов до установи. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, у встановлені терміни. Терміни можуть бути встановлені нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ або можуть бути зазначені безпосередньо у вхідному документі. Вхідні документи в МБОУ ЗОШ д. Ішимова знаходяться в таких справах:
Постанови та розпорядження голови адміністрації району
Накази відділу освіти адміністрації району
Листи, довідки, розпорядження відділу освіти адміністрації району
Заяви, скарги, звернення громадян та документи, пов'язані з їх розглядом.
Вихідний документ - офіційний документ, що відправляється з установи. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готується на основі внутрішніх документів організації. Невелике число вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад, запити в інші організації).
Вихідна документація ОУ (копії)
- 11 Журнал реєстрації виданих довідок
Внутрішній документ - офіційний документ, який не виходить за межі підготувала його організації. Дані документи використовуються для організації роботи МБОУ ЗОШ д. Ішимова, так як вони забезпечують цілеспрямоване вирішення управлінських завдань у межах однієї організації. До внутрішніх документів відносяться організаційно-правові, організаційно-розпорядчі документи. Самостійні групи внутрішнього документообігу складають протоколи і акти, планові і звітні документи, документи з обліку матеріальних і грошових засобів, обладнання, внутрішня службова переписка (доповідні, пояснювальна записка), особового складу тощо
Порядок проходження документів та організація всіх операцій...
