при роботі з ними, регламентований інструкцією з діловодства в МБОУ ЗОШ д. Ішимова.
Документи, що надійшли, в МБОУ ЗОШ д. Ішимова починають свій шлях до виконання з директора школи. Там вони піддаються обробці, яка полягає в перевірці правильності доставки кореспонденції, розкритті конвертів, перевірки цілісності вкладень та попередньої сортування документів на реєстровані і незареєстровані. Нереєстровані документи та документи з позначкою «особисто» передаються за призначенням. У школі обов'язково складається перелік нерегістріруемих документів, який щорічно переглядається. Реєстровані документи поділяються на два потоки: 1. Документи на ім'я керівника і без вказівки конкретної адреси;
. Документи на адресу структурних підрозділів.
Документи першого потоку залишаються у директора, другий потоку - в структурні підрозділи. Керівник виробляють попередній розгляд документів, що надійшли. Метою попереднього розгляду документів, що надійшли є розподіл документів, що не вимагають обов'язкового розгляду, встановлення підрозділу або особи, яким повинен бути спрямований цей документ.
Документи, які виконуються декількома виконавцями, передаються по черзі (згідно резолюції, накладеної в документі) або розмножуються і передаються одночасно в копіях.
Вихідні документи. Проект вихідного документа становить виконавець, правильність його оформлення перевіряє керівник. Вихідні документи оформляються у двох примірниках. Проект вихідного документа може бути узгоджений як з фахівцями інших організацій (установ), так і всередині організації.
Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003, якщо документ проходить узгодження з іншою організацією, що не автором документа, то узгодження оформляється реквізитом «грифом узгодження документа». Документ, що проходить узгодження всередині організації (установи) оформляється реквізитом «візи узгодження документа».
Підготовлений проект вихідного документа подається на підпис керівнику разом з матеріалами, на підставі яких він готувався.
Після реєстрації і присвоєння виходить документа реєстраційного номера необхідно зафіксувати його рукописним або машинописним способом на обох примірниках. Після реєстрації перевіряється правильність оформлення вихідних документів і сортування їх по кореспондентам.
Відправка вихідних документів відбувається в той же день. Другий примірник відправляються документів підшиваються в справу.
Внутрішні документи готуються, оформляються в межах МБОУ ЗОШ д. Ішимова.
Проходження їх на етапах підготовки та оформлення організовуються так само, як підготовка та оформлення вихідних документів, а на етапі виконання воно збігається з маршрутом вхідних документів.
Таким чином, документообіг являє собою головну організаційну проблему діяльності служби діловодства і проблему технології документаційних процесів, тому займає місце вузлового ланки будь-якої системи діловодства.
.2 Реєстрація документів. Організація інформаціно-довідкової роботи і контролю за виконанням документів
Обробляючи вхідну, вихідну і внутрішню кореспонденцію, в службі ДОП проводять її реєстрацію.
За ГОСТ Р 51141-98 реєстрація - запис ...
