місце відрядження. На підставі наказу виписується посвідчення, яке підтверджує термін перебування працівника у відрядженні.
З пункту 15 Постанови № 749 випливає, що оформлення посвідчення про відрядження є обов'язковим тільки щодо російських відряджень і поїздок в деякі країни СНД. При ділових поїздках в країни далекого зарубіжжя посвідчення про відрядження не оформляється. Час фактичного знаходження особи, яка відряджена у закордонному відрядженні визначається за відмітками в його закордонному паспорті, що свідчить про перетин ним державного кордону Російської Федерації. Після повернення з відрядження відрядженому працівникові слід додати до авансового звіту ксерокопію сторінок паспорта з відмітками про перетин кордону. Такої ж думки дотримуються і фіскальні органи, на що вказує лист УФНС Росії по м Москві від 08.08.2008 № 28-11/074505. Посвідчення про відрядження оформляється в одному примірнику, вручається працівникові і знаходиться у нього протягом усього терміну відрядження. Перед поїздкою працівник організації отримує в бухгалтерії грошовий аванс, призначений для покриття витрат на відрядження, на це сьогодні прямо зазначено в п. 10 Постанови № 749.
Після повернення з поїздки працівник організації зобов'язаний відзвітувати по відрядженні. Для цього він протягом трьох робочих днів з дня виходу на роботу зобов'язаний пред'явити головному бухгалтеру або бухгалтеру, а за їх відсутності - керівнику авансовий звіт з доданими підтверджуючими документами. Цього вимагає як п. 4.4 Положення про порядок ведення касових операцій з банкнотами і монетою банку Російської Федерації на території Російської Федерації, затвердженого Банком Росії 12.10.2011 № 373-П (далі - Положення № 373-П), який набрав чинності з 01.01. 2012, так і п. 26 Постанови № 749.
Нагадуємо, що уніфікована форма авансового звіту (форма № АТ - 1) затверджена постановою Держкомстату Росії від 01.08.2001 № 55 «Про затвердження уніфікованої форми первинної облікової документації № АТ - 1« Авансовий звіт ». До авансового звіту повинні бути додані: 1) посвідчення про відрядження, оформлене належним чином; 2) документи про наймання житлового приміщення; 3) документи про фактичні витрати по проїзду (включаючи страховий внесок на обов'язкове особисте страхування пасажирів на транспорті, оплату послуг з оформлення проїзних документів та надання в поїздах постільних речей); 4) документи про інші витрати, пов'язані з відрядженням.
Якщо співробітник звітує по закордонному відрядженні, то виправдувальні документи, подані ним, складені, як правило, на іноземній мові. У цьому випадку організації доведеться перевести їх порядково на російську мову.
Причому для перекладу документів організація може скористатися як послугами професійного перекладача, так і послугами власного фахівця. Такі роз'яснення на цей рахунок даються в листах Мінфіну Росії від 20.04.2012 № 03-0306/1/202, від 20.03.2006 № 03-02-07/1-66. Послуги стороннього перекладача податкові органи рекомендують враховувати в якості інформаційних послуг на підставі подп. 14 п. 1 ст. 264 Податкового кодексу РФ (НК РФ), на що вказує лист УФНС Росії по м Москві від 26.05.2008 № 20-12/050126.
Слід мати на увазі, що ігнорування вимоги про переведення документів може призвести до конфлікту з перевіряючими органами. Як доказ можна навести постанову ФАС Західно-Сибірського округу від 13.10.2008 № Ф04-6232/2 008 (13382-А75-40) у справі № А75-205/2 008. Перевірений авансовий звіт затверджується керівником організації і приймається до обліку.
Отже, що таке відрядження, які витрати можуть визнаватися витратами на відрядження, а також порядок їх документального підтвердження, розглянуті досить докладно. Тепер, що стосується безпосередньо самих компенсаційних виплат працівникові.
Відшкодування працівникам витрат на відрядження відноситься до другої категорії компенсаційних виплат. Ці виплати не є елементами оплати праці працівника, при визначенні податкової бази по податку на прибуток вони враховуються у складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією на підставі подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Аналогічний висновок можна зробити на підставі листа Мінфіну Росії від 18.08.2008 № 03-03-05/87, а також листи ФНС Росії від 10.09.2008 № ШС - 6-3/643. Віднесення відрядних витрат до складу компенсаційних виплат другої категорії значно впливає на порядок їх бухгалтерського обліку та оподаткування.
Згідно ст. 168 ТК РФ порядок і розміри відшкодування витрат, пов'язаних зі службовими відрядженнями (у тому числі добових), визначаються колективним договором або локальним нормативним актом. Отже, добові не обкладаються страховими внесками в тому розмірі, який затверджений цими документами. Аналогічний висновок випливає з Листа ФСС РФ від 17.11.2011 N 14-03-11/08-139...
