розгляду конкретної звернення. Значно зручніше вести довідкову роботу при автоматизованій системі, що дає можливість навести довідку по будь-якому реквізиту документа.
Результати вирішення питання, поставленого у зверненні, повідомляються заявнику. Відповіді повинні бути вичерпними, відповідають чинному законодавству. Якщо конкретне виконання рішення доручено якомусь іншому органу, воно береться під контроль і про це повідомляється автору звернення, із зазначенням посади особи, на яку покладено контроль за виконанням прийнятого рішення. Рішення, прийняте одноосібно компетентним посадовою особою, повідомляється автору звернення від імені органу, якому підпорядковане посадова особа. Рішення, прийняте колегіальним органом, повідомляється автору звернення з посиланням на номер і дату прийняття цього рішення, або у вигляді витягу з рішення або протоколу. У письмовій формі повідомляються і рішення про відмову в позитивному задоволенні порушених у зверненні питань. При цьому відмова має бути аргументування обгрунтований, зазначені мотиви та підстави відмови з посиланням на чинне законодавство і рішення компетентних органів.
Співробітник, провідний діловодство за зверненнями громадян, зобов'язаний систематично вести аналіз цієї категорії документів. Періодично (раз на місяць або квартал) складаються аналітичні огляди або довідки, в яких відображають питання, по яких були подані звернення, їх кількість по кожному питанню, кількість позитивних і негативних рішень. Крім того, в довідках вказується, скільки звернень було вирішено в термін, скільки з простроченим терміном виконання і чому. Такий аналіз служить виявленню причин, що породжують порушення прав і інтересів громадян, вивчення громадської думки, вдосконалення роботи державних органів, підприємств, установ та організацій.
На кожному документі після остаточного рішення і виконання робиться напис «У ДЕЛО» і ставиться особистий підпис посадової особи, яка прийняла це рішення.
Відповідно до вимог Типового положення пропозиції, заяви, скарги мають бути повернені після їх дозволу працівникам, провідним діловодство за зверненнями, з усіма відносяться до них матеріалами і екземпляром реєстраційно-контрольної картки для централізованого формування справи і картотеки. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.
Працівник, який веде поточне зберігання звернень, формує їх у справи окремо від загальної листування. При цьому разом із зверненням підшивається копія відповіді і всі стосуються цього питання документи, зібрані в процесі його розгляду, тобто кожне звернення становить у справі самостійну групу. Усередині справи ці групи документів за зверненнями розташовуються звичайно по прізвищах заявників в алфавітному порядку. Якщо в установу надходить велика кількість звернень громадян, то кожна справа заводиться по одній або декількох початкових буквах прізвищ заявників. Наприклад, «Пропозиції, заяви, скарги громадян на букву« А »,« Б »,« В »і т.д. Якщо звернень мало, вони можуть бути згруповані в одне-два справи. Колективні листи зосереджуються в окремій справі. Причому, пропозиції, заяви і скарги громадян з питань роботи організацій групуються окремо від звернень з особистих питань.
При невеликій кількості звернень їх можна розташовувати в справах і в хронологічній послідовності. З'явилися додаткові матеріали з питання, пов'язаного із зверненням або повторне звернення підшиваються до першої групи матеріалів. У справи групуються тільки виконані документи. Обкладинка справи з пропозиціями, заявами та скаргами громадян оформляється за встановленою формою.
Закінчені справи з пропозиціями, заявами та скаргами громадян зберігаються в установах, організаціях і підприємствах в довідкових та інших цілях. Відповідальність за їх збереження, як і за збереження всіх документів, несуть їх керівники.
.5 Підготовка та передача звернень громадян в архів організації
Підготовка та передача звернень громадян в архів організації здійснюється в основному так само, як і в загальному діловодстві: справи залежно від термінів зберігання підлягають повному або частковому оформленню, проходять експертизу наукової і практичної цінності документів, на них становлять опис і передають на зберігання до архіву.
В даний час у Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, встановлені терміни зберігання звернень громадян залежно від їх значущості:
пропозиції, листи творчого характеру, заяви, скарги, що містять відомості про серйозні недоліки та зловживаннях - постійно;
пропозиції, заяви, скарги особистого характеру - 5 років ЕПК;
другорядного...
