ипадку, після закінчення терміну зберігання, короб може бути знищений цілком.
o Якщо термін зберігання документів вже закінчується (скажімо, залишилося зберігати їх менше року) - потрібно оцінити, що вигідніше: відправити документи на аутсорсинг, або ж залишити в архіві, і після закінчення строку зберігання знищити.
o На аутсорсинг небажано відправляти документи, втрата або витік інформації з яких може завдати істотної шкоди організації. Якщо ж уникнути цього не можна, потрібно провести оцінку ризиків і обдумати можливість використання сховищ з підвищеним рівнем безпеки (природно, значно дорожчих).
В· Облік вивозяться на аутсорсинг документів повинен бути налагоджений так, щоб, у разі необхідності, встановити місцезнаходження потрібного документа з точністю до короба - що знову-таки скорочує кількість повертаються коробів ;
В· В ідеалі, вивозяться документи повинні пройти експертизу цінності, - щоб, якщо знадобиться, короби з документами можна було відправити на знищення безпосередньо з зовнішнього сховища.
При виборі аутсорсера необхідно ретельно розглянути характеристики потенційних партнерів, найбільш повно дають уявлення про їх можливості. Для цього необхідно вивчити результати попередніх аутсорсингових взаємин потенційного аутсорсера з клієнтами та оцінити адекватність розуміння ним вимог клієнтів. Крім того, приваблюваний аутсорсер повинен мати довгострокове глобальне бачення, щоб своєчасно відстежувати появу нових технологій і вчасно змінюватися, підлаштовуючись під запити клієнтів. З самого початку слід мати уявлення про технологічні можливості аутсорсера, рівні кваліфікації персоналу в необхідних питаннях та інноваційному потенціалі, знати, наскільки готовий аутсорсер до підтримання постійних робочих взаємовідносин і яке значення має для нього комунікабельність у стосунках з клієнтом. Необхідно знати також умови, на яких аутсорсер готовий вступити у взаємодію: яка ціна, рівень надаваних послуг, поділ власності та контролю. Необхідно переконатися у фінансовій стабільності компанії - аутсорсера і зрозуміти, чи зможе вона залишитися на ринку протягом усього часу дії контракту. p align="justify"> Звузивши безліч потенційних аутсорсеров, необхідно провести конкурс, щоб створити конкуренцію між ними. При цьому треба скептично ставитися до можливостей ринку: може виявитися, що ніхто не зможе запропонувати те, що необхідно організації. За підсумками конкурсу, залежно від прийнятого раніше рішення про розбитті завдання, корганізація повинна вибрати одного або декількох аутсорсеров. Дилема про кількість аутсорсеров неминуча: адже чим більше аутсорсеров, тим більше гнучкості при роботі з ними, але зате менша кількість аутсорсеров легше контролювати. Фірмі ж важливо придбати додатков...
