рух документів з мінімальнімі витратами годині и праці. Використання відповідного правила, можливе Завдяк погодження матеріалів цілеспрямованого проходження документів.
Основними етап документообігу є:
· складання и оформлення документа;
· Прийняття документа офіс - менеджером;
· рух ??документа по відділах и робочих місцях бухгалтерії, его обробка и Використання для обліковіх запісів;
· передача документа в Електрон вігляді и повернення назад;
· передача документа в архів.
Маршрутізацію вхідніх та внутрішніх документів можна представіті у вігляді послідовності:
· Кабінет офіс - менеджера;
· керівнікі Підрозділів, в Які документ реєструється на Виконання;
· надходження до Виконавців у відповідальніх відділах;
· узгодженням з керівніком;
· архів.
Розглянемо маршрут такого документаяк заява про Прийняття на роботу. Заяву пише особа, яка бажає зайнятості ПЄВНЄВ вакантну посаду на даним підпріємстві. Потім вона передається до керівника Який ее підпісує, заява реєструється в канцелярії и после цього передається в архів. При цьом керівніком Видається наказ про Прийняття на роботу даної особини. Зразок заяви про Прийняття на роботу уявлень у Додатках В.
Основні напрямки удосконалення документообігу на підпріємствах:
. Уніфікація тексту документів. Використовують Такі форми уніфікації тексту документа:
а) анкета - способ уніфікації тексту, при якому одну его Частину (питання анкети) заносячи у документ раніше, а другу (ВІДПОВІДІ) Заповнює автор во время создания документа.
б) трафарет - способ уніфікації, при якому заздалегідь виготовляють доповідну текст з пропусками, Які Заповнюють у процесі создания документу.
в) таблиця Дає змогу в найбільш місткій и наочній ФОРМІ розмістіті інформацію. Цею способ найбільш Ефективний при комп'ютерній обробці и зберіганні ІНФОРМАЦІЇ;
. Використання сучасних технічних засобів создания, копіювання, ОБРОБКИ и зберігання документів, комп'ютерної техніки. Це дасть змогу Забезпечити Найшвидший проходження документів в апараті управління, раціональне Використання трудових, матеріальніх и ФІНАНСОВИХ ресурсів ПІДПРИЄМСТВА.
. Стандартизація - встановлення єдініх норм и вимог до документів, Незалежності від форми власності и Розмірів предприятий, їх галузевого підпорядкування.
Комунікаційній процес - це обмін інформацією между двома або больше людьми. Основна мета комунікаційного процеса - забезпечення розуміння ІНФОРМАЦІЇ, яка є предметом обміну, тоб Повідомлень.
Рис. 5.1 Модель процеса обміну інформацією у відділі бухгалтерії
В організаційніх комунікаціях причинами ВИНИКНЕННЯ Перешкоди могут буті:
деформація Повідомлень на різніх станах процеса КОМУНІКАЦІЙ;
інформаційні перенавантаження в Системі КОМУНІКАЦІЙ;
сприйняттів ПОВІДОМЛЕННЯ адресатом;
незадовільна структура управління організації;
...
