Заголовна частина містить:
В· найменування підприємства, організації, що працює, обладнання;
В· характеристику документа (ОКУД);
В· найменування документа;
В· зону для розміщення постійних на документ реквізитів-ознак і їх кодів (підприємство, склад, вид операції, цех, вимога і т.д.).
. Змістовна зона? для розміщення реквізитів, що представляють основний зміст документа. Змістовна частина документа представляється у вигляді анкети, таблиці або тексту. Змістовна частина містить змінні реквізити-ознаки і кількісно-сумові реквізити-підстави (найменування, номенклатурний номер, кількість, код виробничих витрат і т. д.)
. Оформляющая зона? для розміщення реквізитів, які надають документа юридичну силу (дата складання документа, підпис особи, яка засвідчує документ). Оформлювальна частина документа містить підписи осіб, які несуть юридичну відповідальність за складання документа (відпустив, отримав).
При розробці форм документів необхідно забезпечити:
В· унікальність структури даних документа (документи не повинні дублювати один одного за змістом);
В· використання стандартних форматів для макета форми документа (А3, А4, А5);
В· розташування реквізитів документа по зонах (заголовна, змістовна оформляющая);
В· розташування реквізитів у послідовності їх заповнення або обробки (первинні, розрахункові);
В· дотримання встановлених форматів значень реквізитів;
В· виділення заголовків граф (колонок), рядків, кордонів форми;
В· використання скорочень слів відповідно до правил орфографії та пунктуації;
В· розшифровку умовних позначень (наприклад, кодів номенклатур об'єктів);
В· виготовлення типографського бланка (документи ручного заповнення) або програмування обробки (документи машинного заповнення) згідно з кресленням форми документа та ін
Життєвий цикл документа? період часу від моменту формування до моменту передачі в архів (на зберігання) або знищення. Розрізняють документи:
В· тривалого циклу? містять умовно-постійну інформацію і зберігають свою актуальність протягом т...
