align="justify">. заповнення реєстраційної форми (журнал, картка, електронна картка);
. проставлення відмітки на документі (на паперовому носії):
При реєстрації вхідного документи - на нижньому полі першого аркуша праворуч проставляється штамп, де вказується реєстраційний номер і дата.
При реєстрації вихідного, внутрішнього документа, підготовленого на стандартному бланку, - у відповідній позиції бланка, не так на бланку - на відповідному місці стосовно до бланку.
На електронних документах проставляється реєстраційний номер, який складається з порядкового номера і може доповнюватися цифровим індексом філії, індексом справи за номенклатурою та ін.
Електронний підпис в електронному документі рівнозначна власноручного підпису в документі на паперовому носії при одночасному дотриманні наступних умов:
- сертифікат ключа підпису, що відноситься до цієї електронного підпису, не втратив чинності на момент перевірки або на момент підписання електронного документа за наявності доказів, що визначають момент підписання;
- підтверджена справжність електронного підпису в електронному документі;
- електронний підпис використовується відповідно з відомостями, зазначеними в сертифікаті ключа підпису.
Електронні документи з електронним підписом має юридичне значення при здійсненні відносин, зазначених у сертифікаті ключа підпису.
При реєстрації вихідних документів в програмі CompanyMedia-Діловодство прикріплюються їх електронні файли.
При відправці електронного документа:
- Виконавець надає діловоду філії оригінал документа на паперовому носії та електронний файл документи;
- Директор філії визначає необхідність досилання документа на паперовому носії, в іншому випадку оригінал документа на паперовому носії підшивається до справи підрозділу банку (з роздруківкою звіту про відправлення електронного документа).
Електронні документи банку могут передаватися адресатам з використання програми CompanyMedia- Діловодство або електронної пошти LOTUSNOTES в наступних формах:
- Електронний документ, отриманий шляхом сканування зареєстрованого оригіналу документа на паперовому носії та збережений у графічному форматі (jpeg, pdf).
- Електронний документ, отриманий шляхом внесення реєстраційного номера і дати в електронний файл документи відповідно до оригіналом документи на паперовому носії, і збережений у текстовому форматі (doc, rtf).
Вихідні листи, підписані директором філії, що відправляються по електронній пошті - після реєстрації і проставлення електронної версії документа вихідного реєстраційного номера діловод направляє документи за програмою CompanyMedia- Діловодство (при необхідності - по електронній пошті LOTUSNOTES ).
Електронний документообіг має ряд переваг для установи, таких як спрощення процедури організації роботи з документами, дозволяє зібрати необхідну інформацію набагато швидше. Таким чином, електронний документообіг відповідає вимогам Інструкції з діловодства Орловського регіонального філії ВАТ Россельхозбанк .
2.3 Порядок здійснення банківських операцій з використанням розпорядчої та договірно-правової документації кредитної організації
Грошово кредитна політика банку спрямована на досягнення фінансової стабільності. Для досягнення даної мети банк залучає кошти. Однією з основних складових операцій за вкладами є їх документальне оформлення.
Фізична особа відкриває вклади в банку готівковими коштами.
Спочатку клієнт знайомиться з видами вкладів, пропонованими банком, потім представляє бухгалтерського працівникові документ, що засвідчує особу.
Бухгалтерський працівник оформляє договір за вкладом у двох примірниках, який є договірно- правовою документацією; заяву на відкриття вкладу та прибутковий касовий ордер, оформляє особовий рахунок, вкладную книжку, прибутковий касовий ордер і договір передаються контролеру.
Контролер:
· перевіряє документи. У разі правильного оформлення закріплює своїм підписом. Особовий рахунок і один примірник договору повертаються бухгалтерського працівникові;
· прибутковий касовий ордер реєструється в касовому журналі по приходу;
· прибутковий касовий ордер і вкладна книжка передаються касиру
Касир:
1) перевіряє прибутковий касовий ордер, ставить свій підпис, приймає суму грошей від клієнта і звіряє її ...
