на паперовому носії здійснюється відповідно до Положення про діловодстві, в якому встановлюється послідовність організації роботи з документами.
2.2.2 Дослідження технології документообігу кредитної організації при використанні автоматизованого програмного забезпечення
Для здійснення електронного документообігу необхідна наявність засобів обчислювальної техніки, обов'язкове стовідсоткова оснащеність персональними комп'ютерами всіх співробітників, що працюють з документами, засобів зв'язку між усіма робочими місцями, автоматизованої системи діловодства, що використовує програмне забезпечення, служб і технічних можливостей перекладу вхідних паперових документів в електронну форму.
Система електронного документообігу являє собою інтеграційну систему, що охоплює діловодство і підготовку документів і зв'язує їх із зовнішнім середовищем електронного обміну. ??
Важливою перевагою технології підготовки документів, використовуваної в електронному документообігу та діловодстві, є можливість автоматизації всього процесу узгодження і затвердження документа, у тому числі і з використанням електронних аналогів власноручного підпису.
Доставка документів в електронному вигляді та їх відправлення здійснюється з використанням технічних засобів обробки і передачі інформації, таких як:
. Електронна пошта (LOTUSNOTES та ін.);
. Міжбанківська зв'язок (ТЕЛЕКС, СВІФТ);
. Телеграфний зв'язок (телеграми);
. Факсимільний зв'язок (факсограми);
. Телефонний зв'язок (телефонограми).
Організація документообігу, як в Орловському регіональній філії, так і в головному офісі банку здійснюється з використанням програми СМД відповідно до Регламенту роботи в програмі CompanyMedia- Діловодство .
Документи, що надійшли по каналах зв'язку на електронну адресу банку, проходять прийом і реєстрацію в службі ДОП.
Службою ДОУ при отриманні електронного документа здійснюються:
- прийом, первинна обробка та реєстрації кореспонденції, що спрямовується на адресу банку та його керівництва сторонніми організаціями;
- прийом і реєстрація кореспонденції, що спрямовується по електронній пошті та факсимільного зв'язку на адресу директора філії;
- реєстрація угод і договорів;
- реєстрація організаційно-розпорядчих документів;
- реєстрація протоколів нарад у директора філії;
- контроль виконання доручень директора філії;
- відправка документів адресатам;
- інформаційно-довідкова робота про проходження документів.
Після того, як електронний документ роздрукували, проставляється штамп з відміткою про надходження електронного документа та підписом працівника служби ДОУ, що здійснив прийом і роздруківку, і штамп, де вказується реєстраційний номер. Якщо документ роздрукований на кількох аркушах, то на першому аркуші нижче штампа зазначається загальна кількість аркушів: на ___ арк. Raquo ;. При необхідності до документа прикладається роздруківка звіту про електронну адресу відправника кореспонденції.
У Департаменті інформаційних технологій здійснюється первинна технічна реєстрація повідомлень, що надходять по каналах електронної пошти.
Документи, адресовані керівництву банку, отримані по електронній пошті, пересилаються в службу ДОУ по системі LOTUSNOTES .
У Банку робота в програмі CompanyMedia - Діловодство грунтується на принципі однократної реєстрації документів:
- вступників (вхідних) - у день надходження або на наступний робочий день;
- створюваних (внутрішніх, вихідних) - в день підписання або затвердження
При передачі документа з одного підрозділу в інший новий реєстраційний номер на документі не проставляється. При реєстрації документів в Орловському регіональній філії ВАТ Россельхозбанк вони діляться на групи, кожна з яких реєструється окремо:
- Вхідні документи;
- Вихідні документи;
- Внутрішні документи;
- Нормативно-розпорядчі документи;
- Договори, угоди;
- Протоколи нарад у директора філії.
Порядкові реєстраційні номери електронного документа присвоюються у межах кожної групи.
Процедура реєстрації документів в Орловському регіональній філії ВАТ Россельхозбанк складається з двох етапів:
