Документи виготовляються на бланках, які повинні мати встановлений комплекс обов'язкових реквізитів, стабільний порядок їх розташування і відповідати ГОСТу Р6.30-2003, Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації.
Тексти документів оформляються у вигляді анкети, таблиці, зв'язного тексту або у вигляді сполуки цих структур.
При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу ( маєте raquo ;, володієте або були raquo ;, laquo ; знаходилися і т.д.). Характеристики, виражені словесно, повинні бути узгоджені з найменуваннями признаков.
Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені з заголовками. Якщо таблицю друкують більш ніж на одній сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані і на наступних сторінках повинні бути надруковані тільки номери цих граф.
Зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині вказують причини, підстави, цілі складання документа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну заключну частину (наприклад, накази - розпорядчу частину без констатуючої; листи, заяви - прохання без пояснення).
У тексті документа, підготовленого на підставі документів інших організацій або раніше виданих документів, вказують їх реквізити: найменування документа, найменування організації - автора документа, дату документа, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту.
Якщо текст містить кілька рішень, висновків тощо, то його можна розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами.
Текст документа друкується через 1,5 міжрядкових інтервалу. Для документів формату А5 допускається друкування тексту через один міжрядковий інтервал. Перший рядок кожного абзацу тексту слід друкувати, відступивши на 1,25 см від межі лівого поля. При підготовці документів на ПК рекомендується застосовувати текстовий редактор Word for Windows версією 4.0 з використанням шрифтів Times New Roman розміром № 12 через 1-2 інтервалу.
За наявності в тексті приміток або виділеної в самостійний абзац посилання на документ, що послужив підставою для його видання, слова Примітка і Підстава друкують від нульового положення табулятора, а відноситься до них текст - через один міжрядковий інтервал.
2.6. Документи ТОВ ??laquo; Тепломережі набувають юридичну силу тільки з моменту підписання або затвердження їх директором, а в його відсутність - особою, що його заміщає.
2.7. Передавати документи на підпис директору ТОВ ??laquo; Тепломережі слід через відповідальну особу, якому доручена ця робота, та який має право повернути документи виконавцю на доопрацювання, якщо вони оформлені неправильно. Якщо при підписанні документа директору потрібно дати пояснення по суті підготовленого документа, то такі документи на підпис представляють особисто виконавці.
2.8. Внесення в оригінал документа після його підписання будь небудь додавань або змін може проводитися тільки особою, яка підписала його.
2.9. Порядок зняття та видачі копій з документів
2.9.1. Копії з документів видаються з дозволу керівника ТОВ ??laquo; Тепломережі і тільки з тих документів, які були видані в ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;.
2.9.2. При видачі копії документ відтворюється повністю (бланк ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;, номер, дата, зміст і т.д.).
У правому верхньому куті копії пишеться слово Копія raquo ;.
При видачі копії з копії слід писати Копія з копії raquo ;.
2.9.3. При завіренні копії документа внизу після повного відтворення тексту пишеться вірно raquo ;, ставиться посада, підпис особи, що завіряє копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення.
При пересиланні копії в інші установи або видачі на руки окремим особам на ній слід проставляти гербову печатку.
Допускається копію документа завіряти печаткою, визначеною за розсуду установи.
2.9.4. На звороті документа робиться відмітка, коли і кому видана копія.
3. приймання та реєстрація документів
3.1.Пріем документів
3.1.1.Пріем вхідної кореспонденції здійснюється відповідальним за діловодство в ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;.
3.1.2. До обробці приймається тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу і прислані в повному комплекті (при наявності додатків). В іншому випадку прислані документи повертаються автору з відповідним супровідним листом, де вказується причина повернення.
3.1.3. Конверти від вступників документів залишають в тих випадках, кол...
