и лише з конверта можна визначити адресу відправника, час відправки і дату отримання документів. Не розкриваються і передаються за призначенням документи з позначкою особисто і на адресу громадських організацій.
3.1.4. На розгляд директором передаються документи, адресовані керівнику ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;, і документи, містять інформацію з важливих питань діяльності ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;.
Без розгляду директором передаються по призначенню документи, що містять поточну оперативну інформацію або адресовані конкретному виконавцю.
3.2.Регістрація документів
3.2.1. Реєстрації підлягають всі документи, потребують обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях.
Реєструються вхідні, вихідні та внутрішні документи.
3.2.2. Не підлягають реєстрації вітальні листи, телеграми, запрошення, інформацію для відомості (реклама), бухгалтерські документи первинного обліку.
3.2.3. Реєстрація документів повинна бути тільки одноразового. Вступники документи реєструються в день надходження, що відправляються і внутрішні - в день підписання або затвердження.
3.2.4. Вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються окремо:
вхідна кореспонденція в журналі реєстрації документів, що надходять;
вихідна кореспонденція в журналі надійшли документов;
внутрішні документи, такі як:
накази директора ТОВ ??laquo; Тепломережі по основній діяльності в журналі реєстрації наказів по основній діяльності ТОВ ??laquo; Тепломережі (Див. Додаток № 1);
накази директора ТОВ ??laquo; Тепломережі по особовому складу (кадрів) у журналі реєстрації наказів по особовому складу (кадрів). (Див. Додаток № 1);
3.2.5. На вхідних документах проставляється штамп (позначка) в правому нижньому кутку із зазначенням дати їх надходження і порядковий вхідний номер (з початку року).
Якщо до вступнику документом є додаток, то поряд з вхідним номером робиться про це позначка-додаток на ... аркушах.
. 2.6. На вихідному документі проставляється номер, який складається з номера справи за номенклатурою, в яке буде підшита копія вихідного документа, і порядкового номера.
Копії документів, що відправляються в день відправки підшиваються у справи. Якщо відправлений документ є відповіддю, то на вхідному документі повинна бути проставлена ??відмітка про виконання.
. Контроль виконання документів
. 1. Відповідальність за своєчасне та якісне виконання документів несуть директор ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;, виконавець і відповідальний за ведення діловодства у власність ТОВ ??laquo; Тепломережі .
Виконавець зобов'язаний давати відповідальному за ведення діловодства повну і точну інформацію на питання, пов'язані з ходом виконання документів.
. 2. Для виконання документів встановлюються типові та індивідуальні терміни.
Індивідуальний термін може бути визначений в тексті документа чи встановлений директором ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;. При визначенні терміну виконання необхідно враховувати складність питань, що містяться в документі.
Не пізніше зазначеного в резолюції терміну виконавець зобов'язаний надати інформацію про виконання документа. Виконані документи і копії листів-відповідей, повинні бути підшиті у справи не пізніше наступного дня відправлення відповіді.
Документи підлягають виконанню в такі строки:
з конкретною датою виконання - у зазначений строк;
без зазначення конкретної дати виконання, які мають у тексті позначку терміново raquo ;, - виконуються в 3-денний термін; що мають позначку оперативно - В 10-денний термін, решта - в строк не більше місяця;
за зверненнями громадян, що надійшли в ТОВ ??laquo; Тепломережі і вимагає додаткового вивчення і перевірки, - до одного місяця з дня їх реєстрації, за рештою зверненнями - не більше 15 днів.
Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, то документ підлягає виконанню не пізніше робочого дня, що передує неробочому дню.
Термін виконання обчислюється в робочих днях з дня, наступного за резолюцією керівництва ТОВ ??laquo; Тепломережі .
. СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ
Для забезпечення правильного формування та обліку справ в ТОВ ??laquo; Тепломережі складається номенклатура справ. Номенклатура справ оформляється на загальному бланку ТОВ ??laquo; Тепломережі (Див. Додаток № 2).
Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ ТОВ ??laquo; Теп...
