ультатів. Для отримання дійсно істотного ефекту необхідно провести ряд підготовчих робіт. Частиною повномасштабного впровадження є бізнес-консалтинг, що включає дослідження й аналіз, розробку моделі «як є», оптимізацію і розробку моделі «як буде», розробку проектних рішень, пропозицій щодо використання технічних і організаційних інновацій з урахуванням предметної області і особливостей бізнесу конкретного замовника.
Бізнес-консалтинг дозволяє досягти ефекту від впровадження більш високого рівня за рахунок взаимоувязки цілей і завдань проекту зі стратегічними цілями, завданнями бізнесу замовника і їх показниками, а не тільки виходячи з необхідності отримати локальні поліпшення і зручності для користувачів. Консалтинг проводиться не у відриві, а доповнює процес впровадження інформаційної системи. Проектні рішення закріплюються технічно в системі та організаційно в розроблених регламентах, проходять перевірку на практиці, стають невід'ємною частиною поточної діяльності підприємств.
Як показує практика, якщо підприємство невелике, повний цикл впровадження займає 1-2 місяці. Для середніх підприємств цей термін складає 2-3 місяці, а на великому підприємстві - 3-4 місяці.
Так як на нову систему електронного документообігу найзручніше переходити з початку року, то заключний етап впровадження повинен закінчуватися в грудні поточного року. Наочним прикладом впровадження СЕД є діаграма Ганта (див. Малюнок 14).
Таким чином, впровадження системи електронного документообігу рекомендується проводити липні - серпні, тому на завантаження даних може піти досить велику кількість часу. З усієї процедури впровадження проекту, завантаження даних в таблиці - найтриваліше захід, тому установка системи на робочі станції і налаштування її під користувача - нескладна процедура, що було одним з критеріїв вибору системи електронного документообігу.
Малюнок 14 - Діаграма Ганта для впровадження СЕД «DIRECTUM» у ВАТ «Родина» [43]
3.2 Вибір критеріїв і показників і проведення оцінки ефективності пропонованого проектного рішення
Впровадження системи електронного документообігу забезпечує економію ресурсів будь-якої компанії, поліпшення ділових комунікацій і, крім того, отримання прибутку (або зменшення ризиків отримання збитків). При цьому цілком можливо чітке визначення ключових показників ефективності системи, у т. Ч. Їх числова оцінка.
Особливо слід підкреслити, що ключові показники ефективності системи повинні оцінюватися протягом усього терміну її використання з часу завершення дослідної експлуатації СЕД. Це дозволить не тільки зрозуміти ефективність впровадження СЕД, але й спланувати її подальший розвиток:
- розвиток функціональних можливостей системи з метою підтримки відповідності її функціональності змінам в бізнес-процесах;
- необхідність підключення до системи електронного документообігу раніше не працювали з нею підрозділів з метою розширення областей її використання в найбільш важливих в даний момент бізнес-процесах [44].
Оцінка ефективності від впровадження СЕД - можливо, найбільш складно формалізується аспект впровадження системи електронного документообігу. У першу чергу тому, що ця система, з одного боку, не є усвідомленою крайньою необхідністю (як, наприклад, торгова система для супермаркету або база даних для реєстру населення), а з іншого, - вимагає певних витрат на впровадження та супровід.
Як для будь-якої автоматизованої системи, ефект від СЕД ділиться на дві частини: прямий ефект від впровадження системи, пов'язаний з економією коштів на матеріали робочий час співробітників і т. д., і непрямий ефект, пов'язаний з тими перевагами для функціонування організації, які дає СЕД (прозорість управління, контроль виконавської дисципліни, можливість накопичення знань та ін.).
Ефект другого типу оцінити в загальному випадку дуже складно. Складність ця не в тому, що його неможливо оцінити, а в тому, що, оцінка завжди буде експертної, а таку оцінку можна дуже легко поставити під сумнів. Парадокс полягає в тому, що насправді цей ефект істотно перевищує безпосередню економію від впровадження СЕД у вигляді невитраченою паперу або зменшення трудовитрат [45].
Оцінювати необхідно тільки реально впроваджену систему. Якщо впровадження не закінчене або пройшло невдало, то швидше за все ефект буде низьким або взагалі відсутні. Тому, перш ніж розраховувати віддачу від проекту, потрібно зрозуміти, чи дійсно система впроваджена і повноцінно вписалася в повсякденну роботу підприємства.
Розглянемо показники, які можуть використовуватися для оцінки якості впровадження.
Відношення кількості електронних документів, ство...
