рених в системі, до кількості карток реєстрації паперових документів. При комплексному впровадженні всі вхідні документи повинні переводитися в електронний вигляд, а вихідні - відразу створюватися в системі, і якщо відношення кількості електронних документів до кількості карток реєстрації паперових документів меншу 100%, то це говорить про те, що частина документів обробляється тільки в паперовому вигляді , тобто немає комплексного охоплення. За статистикою в компаніях з великим зовнішнім документообігом цей показник близький до 200%, а в компаніях, де обсяг внутрішнього документообігу істотно перевищує обсяг зовнішнього, цей показник може наближатися до 1000%.
Охоплення співробітників. При комплексному впровадженні в системі працюють майже всі співробітники, пов'язані з документами, і відношення кількості фактичних користувачів системи до загальної кількості управлінців або інженерно-технічних працівників, чия діяльність пов'язана з документами, має наближатися до 100%.
Відношення числа документів, що мають електронно-цифровий підпис, до числа вихідних карток реєстрації. Значення показника більше 100% означає, що вдалося скоротити число підписуваних, а значить друкуються і сканованих паперових документів. Адже досягти такого значення можливо лише в тому випадку, коли частина документів залишається тільки в електронному вигляді та в паперовий не переводиться, а отже не вимагає закладу карток реєстрації.
Інтеграція з існуючими системами. При комплексному впровадженні всі існуючі на підприємстві системи рано чи пізно інтегруються в певному обсязі, наприклад, єдині довідники, спільна робота з договірними документами, заявками. Це показник впровадження і показник класу системи, бо не всі системи легко можуть бути інтегровані.
3.3 Економічне обгрунтування розробленого проекту
Як вже говорилося в розділі 3.2, ефект від впровадження СЕД ділиться на дві частини: прямий ефект від впровадження системи, пов'язаний з економією коштів на матеріали робочий час співробітників і т. д., і непрямий ефект, пов'язаний з тими перевагами для функціонування організації, які дає СЕД.
У першу чергу встановимо, що пряма економія коштів включає тільки вартість паперу, зекономленої при впровадженні системи DIRECTUM, і вартість зекономленого робочого часу співробітників. Це постійні витрати, тому порахуємо витрати на місяць, щоб потім оцінити терміни окупності. Ці витрати істотно варіюються залежно від виду діяльності організації, і розрахунки будуть носити характер усереднених оцінок.
Максимальну вартість витрачається на місяць паперу можна підрахувати за формулою:
(1),
де - Д - кількість робочих днів у місяці (в даному випадку - 22);
- середнє число прочитаних сторінок друкованого тексту одним співробітником;
Р - вартість одного аркуша паперу з нанесеною інформацією
N - кількість співробітників
Таким чином, щомісячний витрата паперу становить: 21 * 25 * 0,75 * 10=3937.5 рублів на місяць.
Вартість заощадженого робочого часу (C) складається з наступних факторів:
1) економія зусиль за рахунок повторного використання існуючих, типових документів.
2) економія часу на пошук потрібних документів за рахунок систематизації в зберіганні документів і ефективних засобів пошуку інформації.
) прискорення всіх бізнес-процесів за рахунок їх автоматизації, формалізації та скорочення часу узгодження документів.
Для оцінки кількісних показників підвищення ефективності роботи з документами після впровадження СЕД можна використовувати методику розрахунку по таблиці 6.
Дана таблиця наочно демонструє зниження трудомісткості і час виконання операцій, пов'язаних з обробкою документів.
Таблиця 6 - Розрахунок витрат на типові операції з документами компанії до і після впровадження СЕД для компанії [46]
Виконувана операціяСреднее час до впровадження СЕД (хв) Середній час після впровадження СЕД (хв) Число співробітників, що виконують операціюЕжемесячное кол-во операційСуммарние витрати часу на операцію до впровадження СЕД (людино-дні) Сумарні витрати часу на операцію після впровадження СЕД ( людино-дні) Реєстрація вхідного документа3117531Регістрація внутрішнього документа3112531Регістрація вихідного документа3116742Размноженіе документа по резолюціі50120050Поіск документів з відомими атрібутамі7111201,20,4Поіск документів з невідомими атрібутамі371114201Подготовка типового документа40710756247Согласованіе типового документа361810603125Організація і підготовка совещаній60451012107,5Видача нагадувань про наближення терміну виконання документа171172141...
