стало досить складно, були потрібні знання та навички.
У діловодстві наказів продовжувала використовуватися вельми специфічна форма документа - стовпець (стовп, столпік), інакше кажучи, сувій з підклеєних один до одного вузьких аркушів паперу. Важливі державні акти могли мати особливо великі розміри. Наприклад, грамота царя Олексія Михайловича Пискорскій монастирю на землі має довжину більше метра, а Соборне укладення 1949 налічує 309 метрів!
Складові частини стовпа називалися поставами raquo ;. Таку ж назву отримали і самі місця склейки аркушів. Стовпець був фактично не одним документом, а включав всю сукупність документів справи. Текст у стовпцях писався тільки з одного боку, оборотна використовувалася лише для проставлення послід, резолюції, адреси. Документи зберігалися згорнутими в сувій або рулон; для особливо важливих документів виготовлялися спеціальні футляри, але частіше вони зберігалося просто в скринях, або скринях. Така форма документа була незручною, оскільки багато часу йшло на розгортання і згортання стовпця при пошуку необхідних відомостей. Столбцовая форма діловодства скасована Петром I.
Поряд зі столбцовая формою документа в наказах зародилася і почала застосовуватися тетрадний форма. Зошит - це аркуш паперу, складений удвічі. Зошити збиралися разом, перепліталися в міру необхідності і складали книги. У формі книг велися списки, фінансові, облікові, реєстраційні записи та ін. Це - вечеря, умолотние, грошові та інші книги. Але основною формою документа все-таки залишався стовпець, що має по суті характер справи raquo ;, послідовно отражавшего все виробництво з того чи іншого питання, починаючи з ініціативного документа (чолобитною, пам'яті), включаючи всі проміжні документи (довідки, виписки з інших справ) і закінчуючи документом, що містив рішення. Решта папери, що не сформовані в стовпці, зошита чи в книги, групувалися в зв'язки, де нерідко виявлялися найрізноманітніші документи.
Видовий склад документів наказного діловодства був досить одноманітним. Всі існуючі в цей період документи групуються в наступні основні види: грамоти (царські укази або указние грамоти), вироки, накази, доповіді, пам'яті, відписки, чолобитні. Проте всередині кожного виду існувало безліч різновидів. Відписки - документи, які надходили до наказів з місць, від воєвод; грамоти - це царські укази, що посилаються з наказів на місця - боярам, ??воєводам, наказним людям. Накази представляли царю відписки або доповіді; воєводам і іншим місцевим начальникам цар давав накази; накази між собою зносилися пам'ятями; звернення громадян до центральної влади оформлялися у вигляді чолобитних.
Найважливішою ознакою офіційного документа є його формуляр - сукупність стійких інформаційних елементів (реквізитів, мовних формул) документа, розташованих у певній послідовності, специфічної для кожного виду документа. Формуляр - результат повторюваності управлінських ситуацій і управлінських дій. Дослідники відзначають, що ще на зорі клинопису писемні пам'ятки відрізнялися використанням стійких текстових формулювань з певним розташуванням матеріалу.
Процедура підготовки документів в наказовому діловодстві включала наступні основні етапи:
надходження документа на розгляд;
підготовка справи до доповіддю raquo ;;
розгляд і вирішення справи;
оформлення документа, що містить рішення.
При надходженні документа на ньому проставлялася дата і дяк робив кодла Виписати raquo ;, що означало Навести довідки raquo ;. Фактично це означало початок розгляду справи. Підготовкою справ до розгляду ( доповіддю ) займалися столи, або повитья, де дяк або за його дорученням старший піддячий збирав потрібний матеріал, складав проект відповідного документа (рішення у справі). Роль доповідача у справі належала дякові, а вирішення питання - думним дяків. Рішення у справі ухвалювалося після його обговорення. Думні дяки могли погодитися з підготовленим рішенням, але могли і внести свої корективи. В результаті після винесення рішення дяк чорнила підготовлений документ, тобто виправляв його, молодший піддячий переписував набіло, піддячий справляв raquo ;, тобто звіряв чистовик з чернеткою, засвідчував ( справляв ) його своїм підписом - справой raquo ;, яка виражала відповідальність падаючого за точну відповідність чистовик чернетки, але ще не надавала юридичної сили документу. Для цього була потрібна Приспів дяка, яка свідчила про відповідальність за зміст документа.
Керівники наказів - судді та наближені до них особи, брали участь у прийнятті рішень, - не ставили своїх підписів на документах. Це входило в обов'язок дяка, який відповідав за ведення діловодства наказу: а на всіх справах закріплюють і познач...
