ають думні дяки, а цар і бояри ні до яких справах ... руки не прикладають, для того влаштовані вони, думні дяки raquo ;. Цар і бояри власноруч підписувалися тільки на договірних грамотах, укладених з іншими державами. Підпис, або Приспів raquo ;, дяка була вельми своєрідна: якщо документ складався з декількох листів, дяк приписував документ на кожній склейці, проставляючи по одному стилю свого прізвища на кожній склейці, щоб букви захоплювали обидва листи, що було узаконено Судебник 1550 Це оберігало документ від фальсифікації і фальсифікації.
Вивчення Уложення 1646 і цілого ряду указів, прийнятих пізніше, дозволяє говорити про введення норм письмового оформлення різних договорів, встановлення зовнішнього однаковості діяльності наказів. У Уложенні перераховані неслужбових дні -Рождество (з 24 грудня до 8 січня) і весь тиждень Великодня та ін .; загальна кількість неслужбових днів було досить велике. Зносини наказів з містами до установи пошти в 1666 р здійснювалися за допомогою посильних; відповіді воєводам відсилалися нема з нареченим гінцем, а при нагоді.
В цілому, в наказовій період поступово створюється система діловодства центральних і місцевих установ, складаються кадри діловодних службовців, створюються стійкі форми документів і прийоми їх складання. Однак держава, діючи уривчастими і приватними заходами, і не усвідомлюючи загальних адміністративних правил, не могло ще ввести систематичного порядку в організацію установ та їх діловодство. Тільки з середини XVII ст. приймаються деякі заходи для наведення порядку в діловодстві, з'являються окремі законодавчі акти про порядок документування і складання приватних актів.
2. Система колезького діловодства
Адміністративний хаос, викликаний відсутністю в колишніх установах встановленого законом порядку, загальних письмових форм документів, постійних термінів для провадження справ, спонукав уряд шукати нові форми державного устрою. Після тривалих пошуків і переробки знайдених зразків з'являються нові установи бюрократичного типу і регламенти для них, що визначають точно склад, організацію, компетенцію і діловодство. Ще в 1699 Петро I вводить в обіг гербовий папір, в 1700 р видає укази про скасування столбцовая форми документа і загальній переході до зошитової формі (листовий і книжкової). В указі з цього приводу говорилося наступне:
... справи до нинішнього часу писали в стовпці на одній сторінці і в тому виходило паперу багато ... А як учнут писати в лист, і на обох сторонах зошити, витраті папері буде менше .
Зошити, що зазвичай складаються з чотирьох аркушів паперу, складених навпіл і зшитих ниткою, не мали палітурки. Кілька зошитів, зшитих разом і укладених ^ палітурка, становили книгу. Проте книги не завжди переплітали, оскільки палітурка коштував дорого.
Першим новим закладом став Сенат - спочатку законодавчим орган і орган нагляду за урядовими установами.
Багато уваги Петро I приділив влаштуванню сенатської, канцелярії. Для роботи в нових умовах уряд не вважав можливим обмежитися старим кадровим складом (дяками і подьячими) з боязні перенесення старих наказових порядків у нові установи, і стало запрошувати іноземних фахівців для заняття канцелярських посад. З метою змінити старі порядки при Сенаті засновується особлива посада екзекутора - для запису всіх вихідних указів в особливі книги та контролю за їх відправкою та отриманням відповідного рапорту про виконання указу. При найменшій затримці виконання указу екзекутор зобов'язаний був доносити про це генерал-прокурору. Всі пакети, адресовані на ім'я Сенату, брав обер-секретар, роздруковував їх і доповідав членам присутності. Виняток становили пакети з написом Таємно raquo ;, вони передавалися особисто генерал-прокурору Сенату. Всі папери вносилися до реєстру і передавалися в столи для виробництва (підготовки до розгляду в засіданні). По завершенні підготовки справи до доповіді обер-секретар скріплював його по листам і доповідав на засіданні присутності сенаторам. Після реєстрації, скріплені державною печаткою, вони відсилалися за призначенням. На отримані з Сенату укази всі присутні місця та особи мали спрямовувати рапорт про отримання указу, а по виконанні - рапорт про виконання указу. За непрісилку в Сенат рапорту покладалися штрафи: за 1 місяць зволікання - 100 руб., За два - удвічі більше і т.д., нарешті, 5-місячне зволікання вабило позбавлення майна і посилання на галери.
З виданням Генерального регламенту діловодство стає на твердий грунт закону. Цим законодавчим актом остаточно відокремлюються обов'язки присутності як органу, що приймає рішення, від діловодної діяльності, яка закріплюється за самостійним підрозділом - канцелярією. Центральною фігурою канцелярії стає секретар. На ньому лежала відповідальність за ор...
