включає комплекс робіт з брошурування документів, нумерації аркушів, складання засвідчувального напису, складанню (у ряді випадків) внутрішнього опису документів, уточненню на обкладинці справи назви організації, діловодного індексу, заголовка справи і т. д.
Оформлення справ проводиться працівниками служби документаційного забезпечення організації та структурних підрозділів.
Справи постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років) підшиваються в тверду обкладинку, аркуші нумеруються. Наприкінці справи на окремому аркуші ставиться заверительная підпис. Найбільш цінні документи (наприклад, рукописи і т. П.) Не підшивають, а вкладають у папки або коробки.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші в них не нумеруються, уточнення позначень на обкладинках не виробляється, опису на справи не складаються, облік ведеться за номенклатурою справ [4 , С.117].
Для справ, сформованих за видами і різновидам документів, заголовки яких не повністю розкривають їх зміст, рекомендується складати внутрішній опис документів, яку поміщають на початку справи.
Після завершення року на справи постійного і тимчасового (понад 10 років) строків зберігання особами, відповідальними за роботу з документами в структурних підрозділах, за методичної допомоги архіву складаються описи справ для подальшої передачі в архів. Окрема опис складається на справи з особового складу організації.
Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером, яку затверджує керівник організації, отримавши схвалення ЕК організації. Опису на справи постійного зберігання та справи з особового складу повинні бути узгоджені (затверджені) ЕПК архівної.
Річні розділи описів справ, призначені для передачі в державний архів, друкують у чотирьох примірниках. Описи справ, що залишаються в архіві організації, друкують у двох примірниках.
У архів організації передаються справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також по особовому складу через рік після завершення роботи з ними в структурних підрозділах. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) передають до архіву на розсуд керівництва організації (враховуються можливості архіву, частота звернення до документів минулих років і т.д.).
Співробітник архіву, приймаючи справи, ретельно звіряє кожну справу з описом, перевіряє правильність формування та оформлення справи.
Разом зі справами в архів передаються реєстраційні картки на здавані документи для поповнення ними довідкового апарату архіву. До передачі в державні архіви документи, що підлягають державному зберігання, зберігаються в архівах організацій і підприємств протягом строків, встановлених Головархівом Росії. Після закінчення встановлених строків (від 5 до 7,5 років) документи, що підлягають державному зберігання, передаються за актом з архівів організацій та підприємств у державні архіви.
. Складання опису документів постійного і довготривалого зберігання.
Для забезпечення комплектування архіву в організації на все завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи. Архівний опис (опис) - це архівний довідник, систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду, колекції і призначений для їх обліку та розкриття змісту.
Описи складаються окремо:
на справи постійного зберігання;
справи тимчасового (понад 10 років) зберігання;
справи з особового складу;
справи, що складаються з документів, характерних тільки для даної організації (судові, слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.).
Окремий опис є переліком справ з самостійною валовою (порядкової) нумерацією.
В організації, в кожному структурному підрозділі описи складаються щорічно під безпосереднім методичним керівництвом архіву організації. По цих описах документи передаються в архів. Описи, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеного опису справ організації, яку готує архів і по якій він здає справи на постійне зберігання.
Описи справ структурних підрозділів складаються по встановленій формі у трьох примірниках і представляються в архів організації через рік після завершення справ у діловодстві. Форма опису справ структурних підрозділів наводиться в додатку 12 Основних правил роботи архівів організацій, схвалених рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002
Описова стаття опису справ структурного підро...
